Den store guide til Product Information Management (PIM)

Hvis du ejer en eCommerce-virksomhed, ved du, at der ligger et stort arbejde i at administrere en stor mængde produkter, der hver især har en stor mængde ekstra produktinformation.

Mange vælger at administrere informationen på den traditionelle måde med excel-ark, ERP eller andre lignende systemer. Et PIM system vil gøre en kæmpe positiv forskel i forhold til alle disse løsninger.

Når virksomheder vokser, vokser mængden af produktinformation nemlig også. Derfor vil der også være en stigende mængde administrationsarbejde forbundet med jeres vækst. Hvis I administrerer al produktinformationen via et af de nævnte, manuelle systemer, er det svært at gøre det på en effektiv facon.

Hvis I vælger at anskaffe jer et PIM system, kan I spare en masse tid, da I undgår at skulle micromanage tusindvis af produktinformationer. Tid som I i stedet kan bruge på andre initiativer, som kan skabe ekstra værdi for jeres virksomhed.

Den moderne forbruger handler i stigende grad via nethandel. Som den sælgende part bør I derfor implementere et PIM system, som gør det nemmere at lagre, uploade og administrere de store mængder af produktinformation, hvis man vil appellere til forbrugerne i tilfredsstillende grad.

Hvad kan et PIM system?

PIM står for Product Information Management. Den vigtigste opgave for et PIM system er at hjælpe din virksomhed til at håndtere betydelige mængder af produktinformation, samt at distribuere dem på alle de relevante kanaler.

Derfor vil et godt PIM system give virksomheden en Single Source of Truth. Det vil sige ét centralt system, hvor du har let adgang til alle de produktinformationer, som din virksomhed har. I et PIM system kan du samle alle produktinformationerne, berige dem, og nemt distribuere dem videre til jeres relevante kanaler.

Hvis virksomheden vokser og får mere produktinformation at håndtere, er et PIM system en fantastisk software til at løse nogle af de udfordringer, som man støder på. ERP-systemer bliver for ufleksibelt i længden, og excel-ark eller andre databaser vil heller ikke slå til, når man hurtigt skal finde rigtige informationer.

PIM systemer kan integreres med de andre systemer virksomheden bruger. Det ligger sig mellem kilder til virksomhedens produktinformation (ERP, PLM, Leverandørdata osv.), og de eksterne distributionskanaler af information (CMS, webshop, katalog osv.).

Hvordan virker et PIM system?

Hvis man skal koge det helt ned til essensen, er et Product Information Management system en central database med produktinformation.

Samtidig har brugere mulighed for at koble sig på databasen, hvor de kan oprette nye produkter og felter, eller redigere information, der allerede er i databasen. Al den information databasen besidder, kan derfra distribueres videre til de forskellige relevante kanaler.

Alle typer af produktinformationer (fx. tekst, lyd, video og billeder) kan håndteres i et PIM system.

Integration med andre systemer

Udover at et PIM system er fantastisk til at håndtere store mængder data, er en af de andre helt store styrker ved systemet, at det kan udveksle data med andre programmer.

Systemer data kan importeres fra:

  • ERP
  • PLM
  • Leverandørportaler

Systemer data kan eksporteres til:

  • ERP
  • BI-platforme
  • CRM
  • Adobe InDesign
  • CMS
  • Microsoft Office
  • E-commerce

Hvilket PIM system skal I vælge?

Hvis jeres virksomhed overvejer at implementere et PIM system, vil I have to mulige varianter at vælge i mellem. Et integreret PIM system eller et ‘best of breed’ PIM system, som er en standalone løsning.

Den integrerede løsning egner sig bedst til virksomheder, som udelukkende sælger via webshops. Det er en løsning, der integreres med det system I allerede har. Det betyder dog også, at man har lidt færre funktioner i systemet.

Hvis I sælger gennem flere kanaler, eller har ambitioner om at gøre det, så er en standalone løsning bedre, da den kan fungere som samlingspunkt for alle jeres systemer. Samtidig vil den type løsning give jer mere fleksibilitet, og flere muligheder når det kommer til arbejdet med produktinformation.

En anden faktor, som er værd at have med, er, at en best of breed løsning ikke vil blive påvirket, hvis I på et senere tidspunkt vil udskifte eller opgradere jeres andre systemer eller platforme. Hvis I har valgt en løsning, som er integreret i jeres nuværende system, vil det derimod blive påvirket, når eller hvis systemet bliver udskiftet eller opgraderet.

Et PIM system hjælper marketing og salg

Produktinformationens vigtige rolle

En måde at øge jeres konverteringsrate, er ved at øge kundetilfredsheden. En nem og effektiv metode til det er at give kunderne præcise og fyldestgørende informationer om det produkt, som de ønsker at købe.

Produktinformationer er nemlig en rigtig vigtig del af købsprocessen, når den moderne forbruger handler online. For når man handler online, har man ikke muligheden for at mærke og prøve de nye produkter, og derfor bliver den præcise og relevante produktinformation vital.

Inden en kunde ender med at købe et nyt produkt, har pågældende person brugt en betragtelig mængde tid på at researche og undersøge produktet. Jo bedre og mere fyldestgørende information om produktet I kan stille til rådighed for den potentielle kunde, jo større sandsynlighed er der for at kunden ender med at handle hos jer.

Med Product Information Management kan I nemt kontrollere og berige jeres produktinformation. Brug af billeder, videoer, beskrivende indhold og andre avancerede funktioner er en del af den berigelse, I med fordel kan lave.

Ved at udnytte disse muligheder i PIM, kan I effektivt øge konverteringsrater og salgstal.

Skræddersyede indkøbsoplevelser

En anden metode til at øge salget er ved at skabe skræddersyede indkøbsoplevelser. Næsten alle store e-commerce-virksomheder og handelsplatforme anbefaler produkter til deres kunder. Ved at analysere kundernes brugeradfærd på dit site, kan du effektivt anvende data til at anbefale relevante produkter.

Som eksempel på vigtigheden af gode produkt-anbefalinger kan det nævnes, at 35% af Amazons produkter sælges gennem anbefalede produkter. Et endnu vildere eksempel er Netflix, hvor 75% af sete film og serier er fundet via produkt-anbefalinger, viser tal fra McKinsey.

Et PIM system kan hjælpe jer med at skabe og levere skræddersyede oplevelser for jeres kunder, så I kan tilbyde personlige produktanbefalinger. For at kunne levere personlige produktanbefalinger, der leder til konvertering og salg, er det meget vigtigt at have specifikke produktinformationer.

At opnå viden om jeres målgruppes købsadfærd, og at forstå præcis hvad de gerne vil have, er første skridt i at kunne skabe en skræddersyet oplevelse. Det næste skridt er at matche jeres viden om målgruppens adfærd med relevante produkter. For at kunne anbefale det rigtige produkt, er I nødt til at strukturere alle produktinformationer i jeres sortiment.

Begge skridt kan klares ved at bruge et PIM system. Ved hjælp af systemet kan I sammenligne produktinformationer med den viden, du har om målgruppens adfærd, og dermed anbefale relevante produkter til dine potentielle kunder.

Omnichannel marketing

Nutidens forbrugere findes ikke kun på én platform. Derfor skal I som virksomhed også være præsent flere steder for dermed at kunne møde forbrugerne, hvor de befinder sig. Når man bruger PIM til marketing, har man behov for effektivt at håndtere flere platforme og kanaler, og dermed sikre et ensartet og konsistent brand-udtryk og budskab.

Det kræver en stor mængde data, og et system til at håndtere samme data, hvis man vil kunne levere konsistente produktinformationer for kunderne i den hastighed, som det kræves for at blive succesfuld.

Sælgerens bedste ven

Et PIM system kan være din sælgers nye bedste ven. Det giver hurtig adgang til de relevante informationer, så man kan rådgive potentielle kunder hurtigt og effektivt.

Med et PIM system har man al data tilgængelig, så man i princippet selv kan lave unikke brochurer og prislister, som kan tilpasses den enkelte kundes ønsker og behov.

Generelt set er en af de helt store fordele ved et PIM system, når man arbejder med marketing og salg, at man er sikker på, at man arbejder med opdateret data.

Tilføj nye sprog nemt og enkelt

Når jeres virksomhed forhåbentlig vækster og vokser, kan det blive aktuelt at rykke ind på nye markeder. Når det sker, vil det være nødvendigt at operere på flere sprog. Og hver eneste gang, at der skal tilføjes et sproglag, bliver marketingarbejdet mere komplekst.

Det er tæt på umuligt at håndtere flere sprog på en ordentlig og effektiv måde i e-commerce, hvis I håndterer det manuelt.

Med et PIM system kan I opstille klart definerede processer for oversættelser, opdatering og publicering af data. Dermed kan man i princippet få produkter ud på flere markeder med samme hastighed, som det vil tage med ét enkelt sprog.

PIM og de interne arbejdsgange og processer

Hurtigere time-to-market

Sådan som markedet er indrettet, er det vigtigt at kunne bevæge sig hurtigt og agilt. Derfor er dynamik og time-to-market utrolig essentielle faktorer

Med et PIM system har I mulighed for at gøre processen fra udvikling til marketing og salg meget mere effektiv.

Et PIM system tillader nemlig, at medarbejdere fra mange forskellige afdelinger kan arbejde på produktet samtidig. Det vil blandt andet betyde, at medarbejderne fra marketing kan påbegynde deres arbejde, selvom alle produktdetaljer ikke er helt på plads.

Når de detaljer bliver opdateret i den centrale database, vil informationer i det påbegyndte marketingmateriale også automatisk opdateres.

Produktinformation bliver mindre fejlbehæftet

Mange virksomheder bruger i dag Excel til at administrere deres produktinformationer, og det kan hurtigt blive omfattende og uoverskueligt. Excel fungerer aldeles glimrende til rigtig mange ting, men her kommer det til kort.

Hvis I stadig administrerer jeres produktinformationer ved hjælp af Excel, vil I have en langt større risiko for at opleve fejl i informationerne. I og med Excel indebærer en masse manuelt arbejde – typisk mellem flere ark -, vil der ganske givet ske flere fejl.

Og det er nærmest et af de bedste argumenter i forhold til, hvorfor man bør skifte til et PIM system i opskaleringen af jeres virksomhed. Det vil nemlig være med til at fjerne en stor del af de manuelle fejl, som kan opstå. Ved at bruge en central database, kan I sikre at alle produktinformationer er korrekt opdateret på samtlige af jeres platforme og kanaler.

Giv dine produkttekster mere værdi

I og med mange produkter kan findes på mange forskellige webshops, kan en god produkt-tekst være den afgørende faktor for, hvem der løber med salget. Mange nøjes nemlig med den information, som kommer fra leverandøren.

Med et PIM system kan du nemt berige dine produkttekster med ekstra information, så I kan adskille jer fra konkurrenternes versioner.

Nemmere at sælge gennem andre kanaler

Når først alle jeres produktinformationer er blevet struktureret i et PIM system, vil det blive lettere at få jeres produkter til salg på andre markedspladser såsom Google Shopping. Du tilføjer, redigere og beriger produktinformation via PIM systemet, og så bliver data automatisk overført og opdateret i Google Shopping feedet.

Hvis jeres data derimod ligger i spredte databaser, skal den først findes, derpå transformeres til en struktur, som modtageren (fx Google Shopping) kan tage imod, og til sidst skal den lægges op på den pågældende platform. Der er det væsentligt nemmere, hurtigere og mere omkostningseffektivt at anvende PIM.

Ensartet produktinformation i alle systemer

Måske står I i den situation, at I arbejder med jeres produktinformation i flere decentrale systemer. Hvis det er tilfældet, er der en sandsynlighed for, at jeres produktinformation ikke er fuldkommen ensartet i alle systemer.

Det ene sted er 5 kilo angivet som ‘5 kg’, men andre steder står der måske ‘5.000 g’ eller udelukkende ‘5’. Hvis det er tilfældet, kan I få problemer med at kategorisere produkterne i jeres webshop ordentligt og konsistent på tværs af platforme.

Det er dels en ulempe i forhold til brugervenlighed, men det gør også, at jeres potentielle kunder måske ikke får vist alle relevante produkter, hvis personen bruger et filtrerings-værktøj i webshoppen.

Hvis der ikke er ordentligt styr på produkt-betegnelserne, kan brugeren altså overse potentielt relevante produkter. Og det kan være ensbetydende med et mistet salg.

Hvem i virksomheden får en fordel med PIM?

Når man implementerer et PIM system i virksomheden, er der flere afdelinger, som vil få gavn af det.

  • IT: Ved at lukke ned for de decentrale systemer I bruger til opbevaring og administrering af produktinformation, og dermed forenkle it-infrastrukturen i virksomheden, vil PIM i allerhøjeste grad hjælpe jeres IT-afdeling. Ved at udskifte decentrale systemer med PIM gør I også en eventuel skalering af virksomheden nemmere.
  • Salg: Jeres salgsteam har brug for hurtig adgang til opdateret og præcis produktinformation, når de skal producere salgsmateriale til præsentationer og lignende. Med et PIM system vil al den data være nem at tilgå på en hurtig og effektiv måde.
  • Marketing: Et marketing-team har brug for hurtigt og agilt at kunne levere kreative løsninger, når jeres produkter skal promoveres. I den sammenhæng er det vigtigt, at de nemt og hurtigt kan finde produktinformationer, som er opdaterede og valide. Med et PIM system vil den proces blive langt nemmere.
  • Ecommerce: Medarbejderne i jeres e-commerce-team har behov for at kunne opdatere produktinformationer regelmæssigt for at sikre den bedste brugeroplevelse, og dermed en højere konverteringsrate. Med et PIM system kan dit e-commerce-team tilføje, redigere eller slette indhold nemt og hurtigt. Udover det, vil det opdaterede indhold komme ud på samtlige af jeres kanaler, når det er opdateret i jeres PIM system.

Hvilke virksomheder får mest ud af PIM?

Hvis I er i tvivl, om jeres virksomhed har brug for et PIM system, skal I overveje, hvilke udfordringer I eventuelt har med håndtering af produktinformation. Hvis man kan nikke genkendende til én eller flere af nedenstående beskrivelser, bør ens virksomhed kraftigt overveje implementeringen af et PIM system.

  • I har store mængder af kompleks produktinformation
  • I markedsfører jeres produkter på flere kanaler
  • I er til stede på flere markeder, og kommunikerer på flere sprog
  • I ønsker at få mere produktinformation fra jeres leverandører

For hvilke virksomheder er PIM ikke en oplagt løsning?

For rigtig mange virksomheder vil et PIM system være en rigtig solid investering. Men det er selvfølgelig ikke alle slags virksomheder, som kan opnå nok værdi fra et PIM system til at investeringen giver mening.

I og med PIM fungerer rigtig godt til store mængder produktinformation, vil virksomheder der sælger få og unikke produkter ikke opnå samme værdi fra et Product Information Management system.

En af de helt store fordele ved PIM er, at det kan optimere besværlige arbejdsprocesser. Så hvis der ikke er besværlige arbejdsgange at optimere, vil investeringen formentlig ikke være det værd.

Tag kontrol over jeres produktinformation sammen med Kontainer
Tag kontrollen tilbage sammen med Kontainer. Med vores PIM system vil I få muligheden for nem og effektiv håndtering af jeres produktinformation. I stedet for tunge og manuelle processer vil I få frigjort tid, som I kan bruge på andre aktiviteter, som kan give jeres virksomhed endnu mere værdi.

Hos Kontainer samler vi to af de allervigtigste funktioner for leverandører og forhandlere i et kombineret Product Information Management (PIM) og Digital Asset Management (DAM) system.Her vil I få samlet alle produktinformationer, packshots, video, sizeguides og billeder centralt i et system, hvor data og assets nemt kan administreres, redigeres og deles automatisk til forhandlere, webshops, eller B2B platforme via integrationer eller eksport.