Sind Sie Auftragsverarbeiter oder Verantwortlicher? Oder vielleicht beides? Als Unternehmen können Sie durchaus beides sein. Erfahren Sie hier mehr über die Unterschiede…
Der Unterschied zwischen Auftragsverarbeiter und Verantwortlichem
Als Verantwortlicher legen Sie den Zweck der Verarbeitung fest und entscheiden, wie personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden.
Unternehmen können Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten verarbeiten – zum Beispiel ein System, das die Daten anschließend im Auftrag des Unternehmens verarbeitet.
Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher müssen einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, der die Regeln und Rahmenbedingungen der Verarbeitung festlegt.
Checkliste für Auftragsverarbeiter:
- Denken Sie an einen klaren Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verantwortlichen
- Die personenbezogenen Daten dürfen zu keinem anderen Zweck verwendet werden als für die Aufgabe, die Sie für den Verantwortlichen erfüllen
- Endet der Auftrag oder der zugrunde liegende Vertrag, müssen die personenbezogenen Daten gelöscht oder an den Verantwortlichen zurückgegeben werden
- Als Auftragsverarbeiter müssen Sie den Verantwortlichen dabei unterstützen, seine Pflichten nach der DSGVO zu erfüllen
- Sie müssen Nachweise über die Einhaltung der DSGVO vorlegen können, die geprüft werden können
To-do-Liste, wenn Sie Verantwortlicher sind und Auftragsverarbeiter einsetzen:
- Sie müssen sicherstellen, dass eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt
- Sie brauchen einen schriftlichen, vollständigen und rechtskonformen Auftragsverarbeitungsvertrag
- Sie müssen alle Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter kontrollieren – in der Regel jährlich
Die Kontrolle von Auftragsverarbeitern und Unterauftragsverarbeitern kann auf eine dieser Weisen erfolgen:
- Vor-Ort-Prüfung beim Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter
- Einholung einer Erklärung des Auftragsverarbeiters und Unterauftragsverarbeiters, dass die DSGVO und der Auftragsverarbeitungsvertrag eingehalten werden
- Laufende Kontrolle und Übersicht darüber, welche Daten beim Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter erhoben werden
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