Die große Leitfaden für PIM-Systeme und warum Ihr Unternehmen vielleicht eines benötigt

Warum benötigen Sie ein PIM-System

PIM ist eine Abkürzung für Product Information Management. Ein PIM-System kann Ihrem Unternehmen helfen, enorme Mengen an Produktinformationen zu handeln, und kann es Ihnen erheblich erleichtern, einen Online-Shop zu betreiben.

Wenn Sie einen Online-Shop besitzen, haben Sie sehr viel Arbeit mit der Verwaltung einer großen Menge an Produkten, die jeweils wieder eine große Menge an zusätzlichen Produktinformationen haben.

Viele entscheiden sich dafür, die Informationen auf traditionelle Weise mit Excel-Tabellen, einem ERP-System oder anderen, ähnlichen Systemen zu verwalten. Doch hierfür ein PIM-System zu verwenden, kann ein großer Vorteil sein.

Wenn Sie besser verstehen möchten, was ein PIM-System ist, was es kann und wie es zur Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen beitragen kann, sollten Sie nachstehend weiterlesen.

  • Was ist ein PIM-System?
  • Warum ist ein PIM-System wichtig?
  • Wie funktioniert ein PIM-System?
  • So hilft das PIM-System in Marketing und Vertrieb
  • So hilft das PIM-System bei internen Arbeitsabläufen und Prozessen
  • Welche Abteilungen im Unternehmen profitieren von einem Product Information Management-System?
  • Für welches PIM-System sollen Sie sich entscheiden?
  • Welche Unternehmen profitieren am meisten von PIM?
  • Für welche Unternehmen ist PIM keine geeignete Lösung?
  • Übernehmen Sie zusammen mit Kontainer die Kontrolle über Ihre Produktinformationen

Was ist ein PIM-System?

Definition von PIM

PIM steht für Product Information Management. Die wichtigste Aufgabe eines PIM-Systems besteht darin, Ihrem Unternehmen zu helfen, die enormen Mengen an Produktinformationen zu handeln und sie in allen relevanten Kanälen zu verteilen.

Mit einem guten PIM-System erhält das Unternehmen daher ein Single Source of Truth-Konzept. Also ein zentrales System, in dem Sie einfach Zugang zu all den Produktinformationen haben, die Ihr Unternehmen besitzt. In einem PIM-System können Sie alle Produktinformationen bündeln, anreichern und einfach in Ihre relevanten Kanäle verteilen.

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Informationen mit PIM schnell und effektiv finden

Wenn das Unternehmen wächst und mehr Produktinformationen zu handeln sind, ist ein PIM-System eine fantastische Software, um einige der Herausforderungen zu lösen, auf die man stößt. ERP-Systeme werden auf die Dauer zu unflexibel, und Excel-Tabellen oder andere Datenbanken werden auch nicht ausreichen, wenn man schnell die richtigen Informationen finden muss.

PIM-Systeme können in andere Systeme, die das Unternehmen nutzt, integriert werden. Es legt sich zwischen die Quellen für die Produktinformationen des Unternehmens (ERP, PLM, Lieferantendaten usw.) und die externen Kanäle für das Verteilen von Informationen (CMS, Online-Shop, Katalog usw.).

Warum ist ein PIM-System wichtig?

PIM macht Ihre manuelle Arbeit effektiver

Wenn das Unternehmen wächst, wächst nämlich auch die Menge der Produktinformationen. Daher wird mit Ihrem Wachstum auch die Menge der Verwaltungsarbeit ansteigen. Wenn Sie alle Produktinformationen über eines der traditionellen, manuellen Systeme verwalten, ist es schwierig, dies auf effektive Weise zu tun.

Auf diese Weise geht eine Menge kostbarer Zeit mit ineffektiven Prozessen verloren, und daher ist ein PIM-System wichtig, das Ihre Prozesse effektiver machen und damit mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten freisetzen kann.

Wenn Sie sich für die Anschaffung eines PIM-Systems entscheiden, können Sie eine Menge Zeit einsparen, da Sie nicht Tausende von Produktinformationen bis ins kleinste Detail managen müssen.

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Vorteile der Verwendung eines PIM-Systems

  • Zentralisierte Datenverwaltung: Bietet eine einheitliche Plattform zur Verwaltung aller Produktdaten und eliminiert die Notwendigkeit verstreuter Dateien und Systeme.
  • Verbesserte Datenqualität: Verringert das Risiko von Fehlern und gewährleistet konsistente und genaue Informationen über alle Vertriebskanäle hinweg.
  • Schnellere Markteinführung: Optimiert den Prozess der Aktualisierung und Verteilung von Produktinformationen, sodass Produkte schneller Kunden präsentiert werden können.
  • Einfache Multikanal-Veröffentlichung: Ermöglicht die Anpassung und Verteilung von Daten an verschiedene Kanäle wie Webshops, Kataloge und Marktplätze.
  • Bessere Kundenerfahrung: Bietet präzise und aktuelle Produktinformationen, was die Kundenzufriedenheit erhöht und Rückgaben reduziert.
  • Skalierbarkeit und globale Anpassung: Unterstützt das Wachstum, indem die Verwaltung einer größeren Anzahl von Produkten, Sprachen und Märkten erleichtert wird.
  • Integration mit anderen Systemen: Kann problemlos mit ERP-, CMS- und E-Commerce-Plattformen integriert werden und sorgt für einen nahtlosen Datenfluss.
  • Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen: Spart Zeit und Ressourcen, indem Aufgaben wie Datenanreicherung, Aktualisierungen und Verteilung automatisiert werden.
  • Zeitersparnis: Entlastet Mitarbeiter von manuellen Aufgaben und reduziert Fehler, was die Produktivität steigert.

 

Entdecken Sie hier alle Vorteile von PIM

Wie funktioniert ein PIM-System?

Wenn man es auf einen Nenner bringen will, dann ist ein PIM-System eine zentrale Datenbank mit Produktinformationen.

Gleichzeitig haben Nutzer die Möglichkeit, sich auf die Datenbank aufzuschalten, um neue Produkte oder Felder zu erstellen oder Informationen zu bearbeiten, die in der Datenbank bereits enthalten sind. Alle in der Datenbank enthaltenen Informationen können von dort aus in die verschiedenen, relevanten Kanäle weiterverteilt werden.Alle Arten von Produktinformationen (z. B. Text, Audio, Video, und Bilder) können in einem PIM-System verwaltet werden.

 

Der moderne Verbraucher kauft in steigendem Maß im Online-Handel ein. Als Verkäufer sollten Sie daher ein PIM-System implementieren, das das Speichern, Hochladen und Verwalten der großen Mengen an Produktinformationen erleichtert, wenn man die Verbraucher auf zufriedenstellende Weise ansprechen möchte.

Search product information

Systeme, aus denen Daten importiert werden können

ERP, PLM und Lieferantenportale
Search product information

Systeme, in die Daten exportiert werden können

ERP, BI-platforme, CRM, Adobe InDesign, CMS, Microsoft Office und E-Commerce
Search product information

Integrationen mit mehreren anderen Systemen

Abgesehen davon, dass sich ein PIM-System fantastisch dazu eignet, große Mengen an Daten zu handeln, ist eine der weiteren ganz großen Stärken des Systems, dass es Daten mit anderen Programmen austauschen kann.

So hilft das PIM-System in Marketing und Vertrieb

Die wichtige Rolle der Produktinformation

Eine Methode zur Erhöhung Ihrer Konversionsrate ist, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Auf einfache und effektive Art geschieht dies dadurch, dass die Kunden genaue und umfassende Informationen zu dem Produkt erhalten, das sie kaufen möchten.

Produktinformationen sind nämlich ein wirklich wichtiger Teil des Kaufprozesses, wenn der moderne Verbraucher online einkauft. Denn beim Online-Kauf hat man nicht die Möglichkeit, die neuen Produkte anzufassen oder auszuprobieren, und daher sind präzise und relevante Produktinformationen lebenswichtig.

Ehe ein Kunde ein neues Produkt letztendlich kauft, hat die betreffende Person bereits eine beträchtliche Menge an Zeit aufgewandt, um das Produkt zu recherchieren und zu untersuchen. Je besser und umfassender die Informationen sind, die Sie dem potenziellen Kunden zur Verfügung stellen können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde letztlich bei Ihnen kauft.

Mit dem Product Information Management können Sie Ihre Produktinformationen einfach kontrollieren und anreichern. Die Verwendung von Bildern, Videos, beschreibenden Inhalten und sonstigen modernen Funktionen sind ein Teil der Anreicherung, die Sie vorzugsweise einsetzen können.

Durch Nutzen dieser Möglichkeiten in PIM können Sie Ihre Konversionsraten und Verkaufszahlen effektiv steigern.

Maßgeschneiderte Einkaufserlebnisse

Eine andere Methode zur Steigerung der Verkäufe ist das Schaffen maßgeschneiderter Einkaufserlebnisse.

Fast alle E-Commerce-Unternehmen und Handelsplattformen empfehlen ihren Kunden Produkte. Durch Analysieren des Nutzerverhaltens der Kunden auf Ihrer Internetseite, können Sie Daten effektiv nutzen, um relevante Produkte zu empfehlen.

Als Beispiel der Bedeutung guter Produktempfehlungen kann man Amazon nennen, das 35 % seiner Produkte über empfohlene Produkte verkauft. Ein noch krasseres Beispiel ist Netflix, wo 75 % der angesehenen Filme und Serien über Produktempfehlungen gefunden wurden, zeigen Zahlen von McKinsey.

Ein PIM-System kann Ihnen helfen, Ihren Kunden maßgeschneiderte Erlebnisse über persönliche Produktempfehlungen bieten zu können. Um persönliche Produktempfehlungen liefern zu können, die zu Konversionen und Verkäufen führen, ist es wichtig, über spezifische Produktinformationen zu verfügen.

Kenntnisse über das Kaufverhalten Ihrer Zielgruppe zu erlangen und zu verstehen, was genau sie gerne haben möchten, ist der erste Schritt, um ein maßgeschneidertes Erlebnis schaffen zu können. Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Wissen über das Verhalten der Zielgruppe mit relevanten Produkten abzugleichen. Um das richtige Produkt empfehlen zu können, müssen Sie alle Produktinformationen in Ihrem Sortiment strukturieren.

Beide Schritte lassen sich durch Nutzung eines PIM-Systems verwirklichen. Mithilfe des Systems können Sie Produktinformationen mit dem Wissen vergleichen, das Sie über das Verhalten der Zielgruppe haben, und damit Ihren potenziellen Kunden relevante Produkte empfehlen.

Omnichannel marketing

Die heutigen Verbraucher sind nicht nur auf einer Plattform zu finden. Daher müssen Sie als Unternehmen auch an mehreren Orten präsent sein, um die Verbraucher dort anzutreffen, wo sie unterwegs sind. Wenn man PIM für das Marketing einsetzt, muss man mehrere Plattformen und Kanäle effektiv bespielen können, damit sichergestellt ist, dass Markenauftritt und Botschaft einheitlich und konsistent sind.

 

Erforderlich hierfür sind eine große Menge an Daten und ein System zur Verwaltung dieser Daten, wenn man den Kunden konsistente Produktinformationen in der Geschwindigkeit zur Verfügung stellen möchte, die erforderlich ist, um Erfolg zu haben.

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Der beste Freund des Verkäufers

Ein PIM-System kann der neue beste Freund Ihres Verkäufers sein. Er erlaubt einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, damit man potenzielle Kunden rasch und effektiv beraten kann.

Mit einem PIM-System hat man Zugang zu allen Daten, sodass man im Prinzip selbst einzigartige Broschüren und Preislisten erstellen kann, die an Wünsche und Bedürfnisse des einzelnen Kunden angepasst sind.

 

Wenn man im Bereich Marketing und Vertrieb arbeitet, liegt einer der großen Vorteile eines PIM-Systems insgesamt gesehen darin, dass man sicher sein kann, mit aktualisierten Daten zu arbeiten.

Neue Sprachen ganz einfach hinzufügen

Wenn Ihr Unternehmen hoffentlich immer weiter wächst, kann es aktuell werden, dass Sie neue Märkte ins Auge fassen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie in mehreren Sprachen operieren. Und mit jeder neuen Sprachebene, die hinzugefügt werden muss, wird die Marketingarbeit noch ein bisschen komplexer.

Es ist nahezu unmöglich, mehrere Sprachen auf eine ordentliche und effektive Weise in einem E-Commerce-System zu handeln, wenn Sie das manuell erledigen.

Mit einem PIM-System können Sie klar definierte Prozesse für das Übersetzen, Aktualisieren und Veröffentlichen von Daten festlegen. Damit kann man Produkte im Prinzip in derselben Geschwindigkeit auf verschiedene Märkte bringen wie normalerweise mit einer einzigen Sprache.

So hilft das PIM-System bei internen Arbeitsabläufen und Prozessen

Kürzeres Time-to-Market

So wie die Märkte heute funktionieren, ist es wichtig, sich schnell und agil bewegen zu können. Dynamik und Markteinführungszeit sind dabei essenzielle Faktoren. Mit einem PIM-System haben Sie die Möglichkeit, den Prozess von der Entwicklung bis zu Marketing und Vertrieb effektiver zu gestalten.

Ein PIM-System erlaubt es nämlich, dass Mitarbeiter aus vielen verschiedenen Abteilungen gleichzeitig am Produkt arbeiten können. Das bedeutet unter anderem, dass die Mitarbeiter aus dem Marketing mit ihrer Arbeit beginnen können, auch wenn noch nicht alle Produktdetails feststehen.

Wenn die Details in der zentralen Datenbank aktualisiert werden, so aktualisieren sich auch die Informationen in bereits begonnenen Marketingunterlagen automatisch.

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Produktinformationen werden weniger fehlerhaft

Viele Unternehmen verwenden heutzutage Excel, um ihre Produktinformationen zu verwalten, und das kann schnell komplex und unübersichtlich werden. Excel eignet sich für viele Dinge richtig gut, aber hierfür nicht.

Wenn Sie Ihre Produktinformationen immer noch mithilfe von Excel verwalten, gehen Sie ein weitaus größeres Risiko ein, auf Fehler in den Informationen zu stoßen. Da bei Excel eine Menge an manueller Arbeit anfällt – typischerweise zwischen mehreren Tabellen – wird es auch zu Fehlern kommen.

Und das ist beinahe eines der besten Argumente in Bezug darauf, warum Sie beim Skalieren Ihres Unternehmens zu einem PIM-System wechseln sollten. Es wird nämlich dazu beitragen, einen Großteil der manuellen Fehler zu vermeiden, die entstehen können. Durch Verwendung einer zentralen Datenbank können Sie sicherstellen, dass alle Produktinformationen auf all Ihren Plattformen und Kanälen korrekt aktualisiert sind.

Versehen Sie Ihre Produkttexte mit einem Mehrwert

Aufgrund der Tatsache, dass viel Produkte in vielen verschiedenen Online-Shops zu finden sind, kann ein guter Produkttext der entscheidende Faktor dafür sein, wo der Kauf letztendlich getätigt wird. Viele begnügen sich nämlich mit den Informationen, die vom Lieferanten kommen.

Mit einem PIM-System können Sie Ihre Produkttexte einfach um zusätzliche Information anreichern, sodass Sie sich von den Versionen Ihrer Mitbewerber abheben können.

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Einfacher Verkaufen über andere Kanäle

Wenn all Ihre Produktinformationen erst einmal in einem PIM-System strukturiert sind, wird es leichter, Ihre Produkte auf anderen Marktplätzen wie Google Shopping zum Verkauf anzubieten. Produktinformationen lassen sich über das PIM-System hinzufügen, bearbeiten und anreichern, und anschließend werden die Daten automatisch in den Google Shopping-Feed übertragen und aktualisiert.

Wenn Ihre Daten hingegen in verstreuten Datenbanken liegen, muss man sie erst finden, danach in eine Struktur umwandeln, die der Empfänger (z. B. Google Shopping) verarbeiten kann, und schließlich müssen sie auf die entsprechende Plattform hochgeladen werden. Da ist der Einsatz von PIM wesentlich einfacher, schneller und kosteneffizienter.

Einheitliche Produktinformationen in allen Systemen

Vielleicht sind Sie in der Situation, dass Sie mit Ihren Produktinformationen in mehreren dezentralen Systemen arbeiten. Wenn dies der Fall ist, dann werden Ihre Produktinformationen mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit nicht vollkommen einheitlich in allen Systemen sein.

An einer Stelle werden 5 Kilo angegeben als ‚5 kg‘, an anderen Stellen steht vielleicht ‚5.000 g‘ oder einfach nur ‚5‘. Wenn dies der Fall ist, können Sie Probleme bekommen, Ihre Produkte in Ihrem Online-Shop plattformübergreifend ordentlich und konsistent zu kategorisieren. Das ist zum einen ein Nachteil hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit, kann aber auch dazu führen, dass potenziellen Kunden vielleicht nicht alle relevanten Produkte angezeigt werden, wenn die Person ein Filterwerkzeug im Online-Shop verwendet.

Wenn man die Produktbezeichnungen nicht sauber im Griff hat, kann der Nutzer also potenziell relevante Produkte übersehen. Und das kann bedeuten, dass einem ein Verkauf entgeht.

Welche Abteilungen im Unternehmen profitieren von einem Product Information Management-System?

Wenn man ein Product Information Management-System im Unternehmen implementiert, dann werden mehrere Abteilungen davon profitieren.

Kontainer - Integrations

IT

Wenn Sie die dezentralen Systeme abschalten, die Sie zur Speicherung und Verwaltung von Produktinformationen verwenden, und damit die IT-Infrastruktur im Unternehmen vereinfachen, wird das Product Information Management in höchstem Maß Ihrer IT-Abteilung helfen. Durch Austauschen dezentraler Systeme gegen ein Product Information Management-System wird eventuell auch das Skalieren des Unternehmens einfacher.

Kontainer - Onboarding

Vertrieb

Ihr Vertriebsteam benötigt schnellen Zugang zu aktualisierten und genauen Produktinformationen, wenn es Vertriebsmaterial für Präsentationen und Ähnliches erstellen soll. Mit einem Product Information Management-System sind alle Daten auf einfache, schnelle und effektive Weise zugänglich.
Kontainer - Notification

Marketing

Ein Marketingteam muss schnell und agil kreative Lösungen liefern können, wenn Ihre Produkte beworben werden sollen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass es einfach und schnell Produktinformationen finden kann, die aktuell und gültig sind. Mit einem Product Information Management-System wird dieser Prozess weitaus einfacher.

Product data

E-Commerce

Die Mitarbeiter Ihres E-Commerce-Teams muss Produktinformationen regelmäßig aktualisieren können, um das beste Nutzererlebnis und damit eine höhere Konversionsrate sicherzustellen. Mit einem Product Information Management-System kann Ihr E-Commerce-Team Inhalte einfach und schnell hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Darüber hinaus werden die aktualisierten Inhalte auf Ihre sämtlichen Kanäle ausgespielt, wenn sie in Ihrem Product Information Management-System aktualisiert sind.

Für welches PIM-System sollen Sie sich entscheiden?

Wenn Sie über einen Online-Shop verkaufen

Wenn Ihr Unternehmen darüber nachdenkt, ein PIM-System zu implementieren, können Sie zwischen zwei Varianten wählen. Ein integriertes PIM-System oder ein ‚Best-of-Breed’-PIM-System, das eine eigenständige Lösung ist.

Die integrierte Lösung eignet sich am besten für Unternehmen, die ausschließlich über Online-Shops verkaufen. Diese Lösung wird in das bereits bestehende System integriert. Das bedeutet jedoch auch, dass das System weniger Funktionen bietet.

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Wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen

Wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen oder beabsichtigen, dies zu tun, dann ist eine eigenständige Lösung besser, da sie als Sammelpunkt für all Ihre Systeme dienen kann. Zugleich bietet Ihnen diese Art von Lösung mehr Flexibilität und mehr Möglichkeiten in Bezug auf das Arbeiten mit Produktinformationen.

Ein weiterer Faktor, den man beachten sollte, ist, dass eine Best-of-Breed-Lösung nicht beeinflusst wird, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre anderen Systeme oder Plattformen austauschen oder upgraden wollen. Wenn Sie eine Lösung gewählt haben, die in Ihr derzeitiges System integriert ist, wird es hingegen beeinflusst, wenn ein Austausch oder Upgrade des Systems durchgeführt wird.

Welche Unternehmen profitieren am meisten von einem PIM-System?

Nicht sicher, ob ein PIM das Richtige ist?

Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihr Unternehmen ein PIM-System benötigt, müssen Sie überlegen, welchen Herausforderungen Sie sich beim Handeln von Produktinformationen eventuell gegenüberstehen. Wenn man zu einer oder mehreren der nachstehenden Beschreibungen bestätigend nicken kann, sollte man die Implementierung eines PIM-Systems im Unternehmen ernsthaft überlegen.

 

  • Sie haben große Mengen an komplexen Produktinformationen
  • Sie vermarkten Ihre Produkte auf mehreren Kanälen
  • Sie sind auf mehreren Märkten präsent und kommunizieren in mehreren Sprachen
  • Sie möchte von Ihren Lieferanten mehr Produktinformationen bekommen

Für welche Unternehmen ist PIM keine geeignete Lösung?

Für wirklich viele Unternehmen ist ein PIM-System eine echt solide Investition. Doch natürlich kann das PIM-System bei nicht allen Arten von Unternehmen in dem Maße zur Wertschöpfung beitragen, dass die Investition sinnvoll ist.

Da PIM richtig gut bei großen Mengen von Produktinformationen funktioniert, werden Unternehmen, die wenige und einzigartige Produkte verkaufen, aus einem Product Information Management-System nicht dieselbe Wertschöpfung erzielen können.

Einer der ganz großen Vorteile von PIM ist, dass es mühsame Arbeitsprozesse optimieren kann. Wenn es also keine mühsamen Arbeitsprozesse zum Optimieren gibt, wird sich die Investition vermutlich nicht rentieren.

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Übernehmen Sie zusammen mit Kontainer die Kontrolle über Ihre Produktinformationen

Holen Sie sich zusammen mit Kontainer die Kontrolle zurück. Mit unserem PIM-System bekommen Sie die Möglichkeit, Ihre Produktinformationen auf einfache und effektive Weise zu handeln. Statt umständlicher, manueller Prozesse werden Sie zusätzliche Zeit bekommen, die Sie auf andere Aktivitäten verwenden können, mit denen die Wertschöpfung Ihres Unternehmens gesteigert werden kann.

Wir von Kontainer bündeln zwei der allerwichtigsten Funktionen für Lieferanten und Händler in einem kombinierten Product Information Management (PIM)- und Digital Asset Management (DAM)-System.

Hier erhalten Sie alle Produktinformationen, Packshots, Video, Größentabellen und Bilder zentral gebündelt in einem System, mit dem Daten und Assets einfach verwaltet, bearbeitet und über eine Integration oder einen Export automatisch mit Händlern, Online-Shops oder B2B-Plattformen geteilt werden können.

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