Mehr als ein DAM: Kontainer als Ihr Registrierungs- und Archivsystem

 

Die meisten kennen Kontainer als DAM– und PIM-System. Doch dasselbe flexible Datenmodell macht Kontainer zu einem starken Registrierungs-, Erfassungs- und Archivsystem für jede Organisation, die dokumentieren muss, was sie besitzt, was damit geschehen ist und wer es nutzen darf.

 

Datensätze und Dokumentation gehören zusammen

In vielen Organisationen liegt der Datensatz in einem System und die Dokumentation woanders. Registrierungsdaten stehen in einer Datenbank oder Tabelle. Fotos, Berichte, Zeichnungen und Videos liegen auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Verläufen oder in einer Bilddatenbank.

Diese Trennung kostet Zeit und birgt Risiken. Dateien verlieren ihren Kontext, Informationen werden doppelt erfasst, und niemand weiß genau, welche Version die richtige ist.

Kontainer schließt diese Lücke. Jeder Datensatz enthält sowohl seine strukturierten Daten als auch alle Dateien, die ihn dokumentieren – an einem zentralen und sicheren Ort.

 

Strukturierte Datensätze, abgestimmt auf Ihre Arbeitsweise

Es gibt keine starre Vorlage, in die Sie Ihre Arbeit pressen müssen. Sie definieren die Felder, Listen und Beziehungen, die zu der Art passen, wie Ihre Organisation bereits erfasst – und Kontainer passt sich an.

Jedes Objekt erhält einen eigenen Datensatz mit einer eindeutigen Registrierungsnummer. Dazu können Sie Titel, Beschreibung, Datierung, Materialien, Maße, Herkunft, Urheber oder Hersteller und jedes weitere Merkmal erfassen, das Sie benötigen. Objekte lassen sich in Vorgängen bündeln, sodass ein Vorgang und alles, was dazugehört, zusammenbleibt.

Datensätze tragen auch ihre Geschichte. Sie können dokumentieren, wie und wann etwas erworben wurde, woher es stammt und wer es besessen oder bearbeitet hat. Verknüpfungen verbinden Objekte mit Personen, Orten, Ereignissen und anderen Datensätzen, sodass der Kontext immer nur einen Klick entfernt ist.

 

Dokumentation in jedem Format

Hier machen Kontainers Wurzeln als DAM den Unterschied. Dokumentation ist kein loser Anhang am Rand eines Datensatzes. Fotos, gescannte Dokumente, Berichte, Zeichnungen, Video und Audio sind vollwertige Dateien mit eigenen Metadaten, Vorschauen und Versionen – direkt mit dem Datensatz verknüpft, den sie dokumentieren.

Da alles zentral gespeichert wird, kann dieselbe Datei mehrere Datensätze dokumentieren, ohne kopiert zu werden. Mehr zur Dateiverwaltung in Kontainer.

 

Standort, Zustand und Rechte

Ein gutes Register begleitet auch das physische und rechtliche Leben jedes Objekts.

• Standort: Erfassen Sie, wo ein Objekt aufbewahrt wird – bis hin zu Gebäude, Raum und Regal – und halten Sie die Angabe bei jedem Umzug aktuell.
• Nutzung und Leihgaben: Verknüpfen Sie Objekte mit den Ausstellungen, Projekten oder Leihgaben, zu denen sie gehören.
• Zustand und Behandlung: Dokumentieren Sie Zustandsbewertungen mit Datum und erfassen Sie Behandlungen, Reparaturen und die zugehörigen Berichte.
• Rechte und Zugriff: Erfassen Sie Urheberrechte, Lizenzen und Einwilligungen und legen Sie mit Berechtigungen genau fest, wer jeden Datensatz sehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Mehr zu Kontainer und DSGVO.

 

Wer Kontainer so nutzt

Museen und Sammlungen sind das deutlichste Beispiel. Hier kann Kontainer das gesamte Objektregister abbilden: Inventarnummern, Zugangsdokumentation, Provenienz, Depotstandorte, Restaurierungsberichte und Zustandsbewertungen – mit Fotos, Dokumenten, Video und Audio zu jedem Objekt.

Doch der Bedarf reicht weit über Museen hinaus:

• Öffentliche Verwaltungen, die Vorgänge erfassen und die zugehörige Dokumentation archivieren.
• Bildungseinrichtungen, die historisches Material, Forschungsdokumentation und ihre eigene Institutionsgeschichte archivieren.
• NGOs, die Projekte, Feldmaterial und Einwilligungen über Länder und Teams hinweg dokumentieren.
• Architekten, Ingenieure und Bauunternehmen, die Projektarchive mit Zeichnungen, Fotos und Berichten pro Gebäude oder Baustelle führen.
• Hersteller, die Produkthistorie, technische Dokumentation und Zertifikate über viele Jahre erfassen.

Sehen Sie in unseren Kundenfällen, wie andere Organisationen Kontainer nutzen.

 

Finden, teilen, veröffentlichen

Ein Register schafft erst dann Wert, wenn Menschen es nutzen können. Die Suche in Kontainer umfasst Datensätze, Metadaten, Personen, Orte und jedes andere erfasste Feld, sodass Mitarbeitende in Sekunden finden, was sie brauchen – unterstützt von KI-Funktionen, die beim Beschreiben und Verschlagworten von Dateien helfen.

Wenn Informationen das Haus verlassen sollen, behalten Sie die Kontrolle:

• Teilen Sie ausgewählte Datensätze und Dateien mit Partnern über sicheres Filesharing.
• Geben Sie Öffentlichkeit oder Presse über ein Markenportal eine kuratierte Ansicht.
• Liefern Sie Daten über Kontainers API und Integrationen an Websites, nationale Portale und andere Systeme.

Einmal erfassen und die Informationen überall nutzen: im Archiv, in der Werkstatt, in Ausstellungen und online.

Möchten Sie sehen, wie Kontainer als Registrierungs- und Archivsystem in Ihrer Organisation funktionieren kann? Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen ein Setup auf Basis Ihrer eigenen Arbeitsweise.