Zo begin je goed met je nieuwe PIM-systeem
In dit artikel bekijken we een aantal zaken die op orde moeten zijn voor een geslaagde invoering van je nieuwe PIM-systeem.
Iedereen moet de noodzaak begrijpen
De hele organisatie moet weten waarom het nieuwe systeem is aangeschaft, wat de voordelen zijn en welke problemen het moet oplossen.
Begrijpt iedereen waarom het systeem nodig is, en hebben collega’s concrete voorbeelden gezien van hoe hun eigen werkdag beter kan worden, dan verloopt de invoering veel soepeler.
Maak werk van de onboarding
Het is belangrijk om echt tijd te nemen voor de onboarding van elke collega.
Bij Kontainer bieden we een onboardingprogramma op maat, zodat iedereen goed met het systeem begint. We leveren ook handleidingen bij onze systemen, en loopt iemand ergens tegenaan, dan staat ons supportteam altijd klaar – zodat het PIM-systeem al snel de best mogelijke tool wordt voor iedereen in het bedrijf.
Voorkom dat mensen terugvallen in oude gewoonten
Er is een reden dat het bedrijf in een nieuw systeem heeft geïnvesteerd, en meestal is dat omdat het nieuwe systeem slimmer is en functies heeft die mensen veel tijd kunnen besparen.
Maar het is belangrijk om in kaart te brengen welke processen en workflows het systeem vervangt en vereenvoudigt, zodat collega’s niet doorgaan met hun oude gewoonten.
Mensen zijn bijvoorbeeld misschien gewend om beelden en video’s te delen via Google Drive of WeTransfer. Dan is het belangrijk om de nieuwe mogelijkheden om bestanden te delen zichtbaar te maken en de oude routines aan te passen.
Een ander voorbeeld is data delen in spreadsheets. Sommigen vinden het misschien verleidelijk om daarmee door te gaan als het “maar om een beetje productdata” gaat, maar ook hier is het belangrijk dat al het delen van data via het nieuwe systeem loopt, zodat niemand na verloop van tijd terugvalt in de oude manier van werken.
De techniek mag niet in de weg staan
Mensen haken snel af bij een nieuw systeem als ze de techniek niet werkend krijgen of niet eens kunnen inloggen.
Het is daarom de moeite waard om in kaart te brengen welke technische obstakels mensen kunnen tegenkomen als ze het nieuwe systeem gaan gebruiken, zodat er oplossingen zijn vóór de definitieve invoering.
Technische obstakels kunnen bijvoorbeeld verbindingsproblemen zijn voor collega’s die via een VPN werken, een te trage internetverbinding voor mensen die thuis inloggen, of downloads en uploads die worden geblokkeerd door firewalls en antivirussoftware.
Het loont om na te gaan of zulke obstakels kunnen ontstaan en wat de oplossingen zijn. Ook daarbij helpen we bij Kontainer.