De complete gids voor het PIM-systeem en waarom je bedrijf er een nodig heeft.

Waarom je een PIM-systeem nodig hebt

PIM staat voor Product Information Management. Een PIM-systeem helpt je bedrijf grote hoeveelheden productinformatie te beheren, en maakt het runnen van een webshop daardoor een stuk eenvoudiger.

Heb je een webshop, dan weet je hoeveel werk het is om een groot aantal producten te beheren, elk met veel extra productinformatie.

Veel bedrijven beheren die informatie op de traditionele manier, met Excel-sheets, een ERP of vergelijkbare systemen. Maar een PIM-systeem kan hier een groot voordeel zijn.

Wil je meer weten over wat een PIM-systeem is, wat het kan en hoe het waarde oplevert voor je bedrijf? Lees dan verder.

Wat is een PIM-systeem?
Waarom is een PIM-systeem belangrijk?
Hoe werkt een PIM-systeem?
Zo helpt PIM marketing en sales
Zo helpt PIM bij interne workflows en processen
Welke afdelingen profiteren van een PIM-systeem?
Welk PIM-systeem kies je?
Welke bedrijven profiteren het meest van een PIM-systeem?
Voor welke bedrijven is PIM geen logische keuze?
Neem de controle over je productinformatie met Kontainer

Wat is een PIM-systeem?

Definitie van PIM

De belangrijkste taak van een PIM-systeem is je bedrijf te helpen grote hoeveelheden productinformatie te beheren en die via alle relevante kanalen te verspreiden.

Een goed PIM-systeem geeft het bedrijf daarom een single source of truth: één centraal systeem waarin je eenvoudig toegang hebt tot alle productinformatie van je bedrijf. In een PIM-systeem verzamel je alle productinformatie, verrijk je die en verspreid je die eenvoudig naar je relevante kanalen.

Boek een vrijblijvende presentatie

Snel en efficiënt informatie vinden met PIM

Groeit een bedrijf en krijgt het meer productinformatie te beheren, dan is een PIM-systeem een uitstekende oplossing voor een aantal uitdagingen die kunnen ontstaan. ERP-systemen worden op den duur te star, en Excel-sheets of andere databases werken niet als je snel de juiste informatie moet vinden.

PIM-systemen zijn te integreren met andere systemen die het bedrijf gebruikt. Een PIM staat tussen de bronnen van productinformatie van het bedrijf (ERP, PLM, leveranciersdata enzovoort) en de externe kanalen waarlangs die informatie wordt verspreid (CMS, webshop, catalogi enzovoort).

Waarom is een PIM-systeem belangrijk?

PIM stroomlijnt je handwerk

Als bedrijven groeien, groeit ook de hoeveelheid productinformatie. Daarmee neemt ook het administratieve werk toe. Beheer je alle productinformatie in een van de traditionele, handmatige systemen, dan is het moeilijk om dat efficiënt te doen.

In inefficiënte processen kan veel kostbare tijd verloren gaan. Daarom is het belangrijk om een PIM-systeem te hebben dat je processen efficiënter maakt en zo meer tijd vrijmaakt voor werk dat waarde oplevert.

Kies je voor een PIM-systeem, dan bespaar je veel tijd, omdat je niet meer duizenden productgegevens tot in detail hoeft te beheren.

Boek een vrijblijvende presentatie

Voordelen van een PIM-systeem

Centraal databeheer: één platform voor het beheer van alle productdata, zonder verspreide bestanden en systemen.
Betere datakwaliteit: minder kans op fouten en consistente, nauwkeurige informatie in alle verkoopkanalen.
Snellere time-to-market: een gestroomlijnd proces voor het bijwerken en verspreiden van productinformatie, zodat je producten sneller bij klanten lanceert.
Eenvoudig publiceren in meerdere kanalen: stem data af op en verspreid die naar verschillende kanalen, zoals webshops, catalogi en marketplaces.
Een betere klantervaring: nauwkeurige en actuele productinformatie verhoogt de klanttevredenheid en vermindert retouren.
Schaalbaarheid en internationale groei: ondersteunt groei doordat het beheer van meer producten, talen en markten eenvoudiger wordt.
Integratie met andere systemen: integreert eenvoudig met ERP-, CMS- en e-commerceplatforms, voor een naadloze datastroom.
Geoptimaliseerde workflows: bespaart tijd en middelen door taken als dataverrijking, updates en distributie te automatiseren.
Tijdsbesparing: geeft medewerkers meer tijd door handwerk en fouten te verminderen, wat de productiviteit verhoogt.

Bekijk hier alle voordelen.

Hoe werkt een PIM-systeem?

Kort gezegd is een PIM-systeem een centrale database met productinformatie.

Gebruikers kunnen verbinding maken met die database, er nieuwe producten en velden in aanmaken of informatie bewerken die er al in staat. Alle informatie in de database kan vervolgens naar de verschillende relevante kanalen worden verspreid.

Alle soorten productinformatie, zoals geluid, video en beelden, kun je in een PIM-systeem beheren.

De moderne consument koopt steeds vaker online. Als verkopende partij kun je daarom het beste een PIM-systeem invoeren, waarmee je grote hoeveelheden productinformatie eenvoudiger opslaat, uploadt en beheert – als je consumenten tenminste goed wilt aanspreken.

Systemen waaruit data kan worden geïmporteerd:

ERP, PLM en leveranciersportalen

Systemen waarnaar data kan worden geëxporteerd

ERP, BI-platforms, CRM, Adobe InDesign, CMS, Microsoft Office en e-commerce

Integraties met andere systemen

PIM is niet alleen een uitstekend systeem voor grote hoeveelheden data – een andere grote kracht is dat het data kan uitwisselen met andere programma's.

Zo helpt PIM marketing en sales

De belangrijke rol van productinformatie

Een manier om je conversie te verhogen, is de klanttevredenheid te verhogen. Een eenvoudige en effectieve manier om dat te doen, is klanten nauwkeurige en volledige informatie te geven over het product dat ze willen kopen.

Productinformatie is een heel belangrijk onderdeel van het koopproces van de moderne consument die online winkelt. Online kun je nieuwe producten niet voelen of passen, dus nauwkeurige en relevante productinformatie wordt essentieel.

Voordat een klant een nieuw product koopt, heeft die vaak veel tijd besteed aan onderzoek naar het product. Hoe beter en vollediger de productinformatie die je een potentiële klant biedt, hoe groter de kans dat die bij jou koopt.

Met Product Information Management beheer en verrijk je je productinformatie eenvoudig. Beelden, video’s, beschrijvende content en andere geavanceerde functies horen bij die verrijking.

Door deze mogelijkheden in PIM te benutten, verhoog je effectief je conversie en je verkoopcijfers.

Winkelervaringen op maat

Een andere manier om de verkoop te verhogen, is winkelervaringen op maat te bieden.

Bijna alle grote e-commercebedrijven en handelsplatforms raden hun klanten producten aan. Door het gedrag van gebruikers op je site te analyseren, gebruik je data effectief om relevante producten aan te bevelen.

Als voorbeeld van het belang van goede productaanbevelingen: 35% van de producten van Amazon wordt verkocht via aanbevolen producten. Een nog sterker voorbeeld is Netflix, waar 75% van de bekeken films en series via aanbevelingen wordt gevonden, blijkt uit cijfers van McKinsey.

Een PIM-systeem helpt je oplossingen op maat te maken en te leveren voor je klanten, zodat je persoonlijke productaanbevelingen kunt doen. Voor persoonlijke aanbevelingen die leiden tot conversie en verkoop is specifieke productinformatie heel belangrijk.

Kennis opdoen over het koopgedrag van je doelgroep en precies begrijpen wat die wil, is de eerste stap naar een ervaring op maat. De volgende stap is die kennis van het gedrag van je doelgroep te koppelen aan relevante producten. Om het juiste product te kunnen aanbevelen, moet je alle productinformatie in je assortiment structureren.

Beide stappen kun je zetten met een PIM-systeem. Met het systeem vergelijk je productinformatie met je kennis van het gedrag van je doelgroep, en raad je potentiële klanten zo relevante producten aan.

Omnichannelmarketing

De consument van vandaag is niet op één platform te vinden. Als bedrijf moet je daarom op meerdere plekken aanwezig zijn om consumenten te bereiken. Gebruik je PIM voor marketing, dan beheer je effectief meerdere platforms en kanalen en zorg je voor een consistent merkimago.

Dat vraagt om veel data, en om een systeem om die data te beheren, als je klanten consistente productinformatie wilt leveren in het tempo dat nodig is om succesvol te zijn.

De beste vriend van je verkoper

Een PIM-systeem kan de beste vriend van je verkoper zijn. Het geeft snel toegang tot relevante informatie, zodat die potentiële klanten snel en effectief kan adviseren.

Met een PIM-systeem heb je alle data beschikbaar om unieke brochures en prijslijsten te maken, afgestemd op de wensen en behoeften van individuele klanten.

Een van de grootste voordelen van een PIM-systeem in marketing en sales is dat je weet dat je altijd met het meest actuele materiaal werkt.

Boek een vrijblijvende presentatie

Snel en eenvoudig nieuwe talen toevoegen

Als je bedrijf groeit, kan het interessant worden om nieuwe markten te betreden. Dan moet je in meerdere talen werken. Elke keer dat er een nieuwe taal bijkomt, wordt het marketingwerk complexer.

Het is bijna onmogelijk om meerdere talen goed en efficiënt te beheren in e-commerce als je dat handmatig doet.

Met een PIM-systeem richt je duidelijk vastgelegde processen in voor vertalen, bijwerken en uploaden van data. In principe breng je producten dan in meerdere markten net zo snel uit als in één taal.

Zo helpt PIM bij interne workflows en processen

Snellere time-to-market

In de huidige markt is het belangrijk om wendbaar en snel te zijn. Time-to-market en dynamiek zijn daarom twee enorm belangrijke factoren. Met een PIM-systeem maak je het proces van ontwikkeling tot marketing en verkoop veel efficiënter.

Met een PIM-systeem werken collega’s van verschillende afdelingen tegelijk aan hetzelfde product. Collega’s van marketing kunnen dus al beginnen, ook als nog niet alle productdetails helemaal klaar zijn. Worden de details in de centrale database bijgewerkt, dan wordt de informatie in het lopende marketingwerk automatisch bijgewerkt.

Boek een vrijblijvende presentatie

Minder fouten in productinformatie

Veel bedrijven gebruiken vandaag Excel om hun productinformatie te beheren, en dat kan al snel omvangrijk en onoverzichtelijk worden. Excel werkt voor veel dingen prima, maar hier schiet het tekort.

Beheer je je productinformatie nog in Excel, dan is het risico op fouten en vergissingen in de informatie veel groter. Excel vraagt veel handwerk – meestal tussen meerdere sheets – en daardoor ontstaan er zeker meer fouten.

Dat is een van de beste argumenten om bij het opschalen van je bedrijf over te stappen op een PIM-systeem. Het helpt een groot deel van de handmatige fouten weg te nemen. Met een centrale database zorg je dat alle productinformatie op alle platforms en in alle kanalen correct wordt bijgewerkt.

Geef je productteksten meer waarde

Omdat veel producten in veel verschillende webshops te vinden zijn, kan een goede producttekst doorslaggevend zijn voor wie de verkoop binnenhaalt. Veel bedrijven nemen genoegen met de informatie van de leverancier.

Met een PIM-systeem verrijk je je productteksten eenvoudig met aanvullende informatie, zodat je je onderscheidt van je concurrenten.

Boek een vrijblijvende presentatie

Eenvoudiger verkopen via andere kanalen

Zodra al je productinformatie in een PIM-systeem is gestructureerd, verkoop je je producten eenvoudiger op andere marketplaces, zoals Google Shopping. Je voegt productinformatie toe, bewerkt en verrijkt die via het PIM-systeem, en de data wordt automatisch overgezet en bijgewerkt in de feed van Google Shopping.

Staat je data daarentegen in verspreide databases, dan moet die eerst worden gevonden, vervolgens worden omgezet naar een structuur die de ontvanger (bijvoorbeeld Google Shopping) kan verwerken, en ten slotte worden geüpload naar het betreffende platform. Met PIM gaat dat veel eenvoudiger, sneller en goedkoper.

Eenduidige productinformatie in alle systemen

Misschien werk je met je productinformatie in meerdere losse systemen. Dan is de kans groot dat je productinformatie niet in alle systemen volledig consistent is.

Op de ene plek staat 5 kilo misschien als “5 kg”, op een andere als 5000 g of gewoon als 5. Is dat zo, dan kun je problemen krijgen met het goed en consistent categoriseren van je producten op verschillende platforms.

Dat is niet alleen minder gebruiksvriendelijk, maar betekent ook dat potentiële klanten niet alle relevante producten zien als ze een filter in de webshop gebruiken.

Worden productaanduidingen niet goed beheerd, dan mist de gebruiker mogelijk relevante producten. En dat kan verkoop kosten.

Welke afdelingen in het bedrijf profiteren van een systeem voor product information management?

Bij de invoering van een systeem voor Product Information Management profiteren meerdere afdelingen in het bedrijf

IT

Door losse systemen voor het opslaan en beheren van productinformatie uit te faseren en zo de IT-infrastructuur van het bedrijf te vereenvoudigen, helpt Product Information Management je IT-afdeling enorm. Door losse systemen te vervangen door een systeem voor Product Information Management maak je bovendien elke opschaling van het bedrijf eenvoudiger.

Grå baggrund til sidekick elementer på Kontainers hjemmeside

Sales

Je salesteam heeft snel en eenvoudig toegang nodig tot actuele en nauwkeurige productinformatie bij het maken van verkoopmateriaal voor presentaties en dergelijke. Met een systeem voor Product Information Management is al die data snel en efficiënt beschikbaar.

Marketing

Een marketingteam moet snel en wendbaar creatieve oplossingen kunnen leveren bij het promoten van producten. Daarbij is het belangrijk dat het snel en eenvoudig actuele en geldige productinformatie vindt. Met een systeem voor Product Information Management gaat dat veel eenvoudiger.

E-commerce

De medewerkers van je e-commerceteam moeten productinformatie regelmatig kunnen bijwerken voor de beste klantervaring en dus een hogere conversie. Met een systeem voor Product Information Management voegt je e-commerceteam content snel en eenvoudig toe, bewerkt of verwijdert het die. Bovendien verschijnt de bijgewerkte content in al je kanalen zodra die in je systeem voor product information management is bijgewerkt.

Welk PIM-systeem kies je?

Als je via een webshop verkoopt

Overweegt je bedrijf een PIM-systeem in te voeren, dan heb je de keuze uit twee varianten: een geïntegreerd PIM-systeem of een “best of breed”-PIM-systeem, dat op zichzelf staat.

De geïntegreerde oplossing is het beste voor bedrijven die uitsluitend via webshops verkopen. Het is een oplossing die integreert met je huidige systeem. Dat betekent wel dat je iets minder functies in het systeem hebt.

Boek een vrijblijvende presentatie

Als je via meerdere kanalen verkoopt

Verkoop je via meerdere kanalen, of wil je dat gaan doen, dan is een losstaande oplossing beter, omdat die het middelpunt van al je systemen kan zijn. Tegelijk geeft dit type oplossing je meer flexibiliteit en meer mogelijkheden bij het werken met productinformatie.

Een andere factor om rekening mee te houden: een “best of breed”-oplossing wordt niet beïnvloed als je later je andere systemen of platforms vervangt of upgradet. Heb je gekozen voor een oplossing die in je huidige systeem is geïntegreerd, dan wordt die wel beïnvloed wanneer dat systeem wordt vervangen of geüpgraded.

Welke bedrijven profiteren het meest van een PIM-systeem?

Twijfel je?

Twijfel je of je bedrijf een PIM-systeem nodig heeft? Kijk dan naar de uitdagingen die je hebt bij het beheren van productinformatie.

Herken je een of meer van de onderstaande situaties, dan kan je bedrijf serieus overwegen een PIM-systeem in te voeren.

Je hebt grote hoeveelheden complexe productinformatie
Je verkoopt je producten via meerdere kanalen
Je bent actief in meerdere markten en communiceert in meerdere talen
Je wilt meer productinformatie van je leveranciers krijgen

Voor welke bedrijven is PIM geen logische keuze?

Voor veel bedrijven is een PIM-systeem een solide investering. Maar natuurlijk halen niet alle bedrijven genoeg waarde uit een PIM-systeem om de investering de moeite waard te maken.

Omdat PIM heel geschikt is voor grote hoeveelheden productinformatie, halen bedrijven die weinig en unieke producten verkopen niet dezelfde waarde uit een systeem voor productinformatie.

Een van de grote voordelen van PIM is dat het lastige werkprocessen optimaliseert. Heb je geen zware, ingewikkelde workflow om te optimaliseren, dan is de investering misschien niet de moeite waard.

Boek een vrijblijvende presentatie

Neem de controle over je productinformatie met Kontainer

Neem de controle terug met Kontainer. Met ons PIM-systeem beheer je je productinformatie eenvoudig en efficiënt. In plaats van zware, handmatige processen maak je tijd vrij voor andere activiteiten die je bedrijf nog meer waarde opleveren.

Bij Kontainer combineren we twee van de belangrijkste oplossingen voor leveranciers en resellers in één systeem voor Product Information Management (PIM) en Digital Asset Management (DAM).

Hier verzamel je alle productinformatie, packshots, video’s, maattabellen en beelden in één systeem, waarin data en bestanden eenvoudig worden beheerd, bewerkt en automatisch gedeeld met dealers, webshops en B2B-platforms via integraties of exports.

Kontainer – een van de toonaangevende PIM-systemen in Noord-Europa

Ben je op zoek naar een nieuw PIM-systeem? Kontainer biedt je een van de toonaangevende PIM-systemen in Noord-Europa.

We hebben meer dan 20 jaar ervaring en ruim 350 tevreden klanten, die Kontainer dagelijks gebruiken als tool om kosten en tijd te besparen.

Boek hieronder een online presentatie en laat ons je de functies in Kontainer laten zien die relevant zijn voor je bedrijf.

Boek een vrijblijvende presentatie