Digital Asset Management (DAM-systeem): hoe levert het waarde op voor je bedrijf?

Een goed werkend DAM-systeem (Digital Asset Management) is onmisbaar als je bedrijf zijn digitale bestanden zo goed mogelijk wil organiseren en delen.

In dit artikel bespreken we de functies van een DAM-systeem en hoe die functies waarde opleveren voor je bedrijf.

Wat is een DAM-systeem?

Een Digital Asset Management-systeem (DAM) is software waarmee je bedrijf al zijn digitale bestanden op één plek verzamelt. Daarom is een DAM-systeem een ideale tool als je bijvoorbeeld op een marketingafdeling of bij een designbureau werkt.

Een DAM-systeem maakt het eenvoudiger om digitale content in je bedrijf te ordenen, te vinden, op te halen en te delen. Het systeem werkt eigenlijk als een bestandsbank waarvan jij bepaalt wie er toegang toe heeft. Tot de meest gebruikte functies van een DAM-systeem horen het taggen van bestanden, een geavanceerde zoekfunctie en tools voor bijsnijden en converteren.

Kortom: een DAM-systeem maakt al je digitale bestanden eenvoudig toegankelijk voor alle medewerkers, klanten en partners. Tegelijk bespaart het je bedrijf veel tijd en middelen, die je aan belangrijkere dingen kunt besteden.

Wat zijn digitale bestanden?

Digitale bestanden (digital assets) zijn in principe alle soorten bestanden die digitaal kunnen worden opgeslagen, om de content zowel intern in het bedrijf als met externe partners te delen, te publiceren en ermee te werken. Als je erover nadenkt, zijn er in een gemiddeld bedrijf eigenlijk bijna geen afdelingen die op de een of andere manier geen digitale bestanden gebruiken.

Een paar voorbeelden van digitale bestanden:

• Documenten
• Video’s
• Foto’s
• Afbeeldingen
• Graphics
• Presentaties

Boek een vrijblijvende presentatie

Het gebruik van digitale bestanden

Of je nu op de communicatieafdeling of bij HR werkt: de kans is groot dat je met digitale bestanden werkt.

Daarom is het natuurlijk belangrijk om een platform te hebben waarmee je digitale bestanden snel doorzoekt, erop samenwerkt en ze deelt tussen afdelingen in het bedrijf.

Een goed DAM-systeem is belangrijk, omdat het je bedrijf op verschillende punten waarde oplevert. Het grote voordeel van een DAM-systeem is dat je tijd bespaart op taken die je geen waarde opleveren.

Met een DAM-systeem bespaar je tijd, zodat je medewerkers zich kunnen richten op waar ze het beste in zijn.

Zo levert een DAM-systeem waarde op

Sneller bestanden vinden

De tijd die je besteedt aan het zoeken naar bestanden, kun je besteden aan de dingen waarin je uitblinkt. Dat maakt je medewerkers efficiënter en waardevoller.

Kortere time-to-market

Met een DAM-systeem vinden en delen medewerkers bestanden eenvoudiger, en optimaliseren ze hun workflows bij het maken van nieuwe content, zodat dat proces sneller gaat. Zo breng je nieuwe content sneller naar buiten dan voorheen.

Een consistente merkidentiteit

Met een Digital Asset Management-systeem deel je visueel materiaal zoals video’s, foto’s en graphics eenvoudig met de pers en retailers. En wanneer je bijvoorbeeld een logo bijwerkt en in je DAM-systeem uploadt, hebben alle medewerkers direct toegang tot die nieuwe versie. Zo voorkom je dat er oude, verouderde of verkeerde versies van het logo worden gedeeld.

Geen kwijtgeraakte bestanden

Werk je met veel bestanden, dan is het risico groter dat er een verdwijnt. En heb je al uren besteed aan het bewerken van een foto of het maken van een graphic, dan is het vervelend als je opnieuw moet beginnen omdat het bestand kwijt is. Met een DAM-systeem hoef je je daar geen zorgen over te maken. Staat het bestand in het systeem, dan is het daar veilig en eenvoudig terug te vinden.

Een beter bedrijfsresultaat

Een onderzoek van de International Data Corporation (IDC) uit 2015 liet zien dat de respondenten na de invoering van een DAM-systeem aanzienlijke verbeteringen ervoeren:

• 79% verhoogde de omzet met 10% of meer
• 97% verlaagde de kosten voor het maken van content met 10% of meer
• 86% verkleinde het risico op ongeoorloofd of verkeerd gebruik van bestanden of op inbreuk op intellectuele eigendomsrechten met 10% of meer
• 97% verhoogde de productiviteit met 10% of meer.

Wat zijn de functies van een DAM-systeem?

Een DAM-systeem is in veel bedrijven een populaire tool, dankzij functies die je medewerkers veel kostbare tijd besparen.

Met een Digital Asset Management-systeem is bestanden delen bijzonder eenvoudig. Je deelt bestanden gemakkelijk via het systeem en hoeft ze niet meer als bijlage per e-mail of via andere websites voor bestandsdeling te versturen.

Bovendien beheer je eenvoudig de gebruikersrechten op je bestanden, zodat alleen de juiste mensen er toegang toe hebben.

• Bestanden eenvoudig ordenen
  Met een DAM-systeem staan al je bestanden eenvoudig en veilig op één plek. Orden je bestanden op de manier die voor jou het meest logisch is en geef toegang aan iedereen die een van je bestanden nodig heeft.
• Bestanden snel en efficiënt vinden
  Met slimme, geavanceerde zoekfuncties vind je je bestanden altijd snel. Je kunt bestanden zelfs verrijken met metadata en tags, waardoor je ze in de toekomst nog sneller vindt.
• Publiceren is eenvoudiger dan ooit
  Met ingebouwde publicatietools publiceer je alles direct vanuit hetzelfde platform. Al je content staat in het DAM-systeem, en van daaruit plaats je die eenvoudig op social media of upload je die naar je CMS.

Wanneer is een DAM-systeem het overwegen waard?

In het algemeen is een DAM-systeem het overwegen waard, of je bedrijf nu een start-up is of een wereldwijd merk. Ongeacht de omvang van je bedrijf bespaart een goed werkend DAM-systeem je middelen.

Een DAM-systeem is een goede oplossing voor je bedrijf als een of meer van de onderstaande uitspraken je bekend voorkomen.

• Kost het ophalen van bestanden te veel tijd en moeite? Duurt het langer dan een paar seconden om een bepaald bestand te vinden, dan besteed je waarschijnlijk onnodig veel tijd aan zoeken. Met de geavanceerde tools in een DAM-systeem vind en deel je bestanden eenvoudiger, en verspillen je medewerkers geen tijd meer aan zoeken.
• Loop je vast in je creatieve processen? Met een DAM-systeem optimaliseer je je workflows, zodat niemand twijfelt over welk deel van het proces je uitvoert en wat de volgende stap is. Het systeem ondersteunt workflows met meldingen aan de juiste mensen wanneer nieuwe bestandsversies worden geüpload, er opmerkingen worden toegevoegd of een versie wordt goedgekeurd.
• Heb je altijd en overal toegang tot je bestanden? Toegang is bepalend voor de productiviteit, zeker nu thuiswerken de norm is geworden. Het is daarom belangrijk dat alle medewerkers toegang hebben tot het materiaal dat ze nodig hebben – waar ze ook werken.