Meer dan een DAM: Kontainer als registratie- en archiefsysteem

 

De meeste mensen kennen Kontainer als DAM– en PIM-systeem. Maar hetzelfde flexibele datamodel maakt Kontainer ook een sterk registratie-, inventaris- en archiefsysteem voor elke organisatie die moet vastleggen wat ze bezit, wat ermee is gebeurd en wie het mag gebruiken.

 

Registraties en documentatie horen bij elkaar

In veel organisaties staat de registratie in het ene systeem en de documentatie ergens anders. Registratiegegevens staan in een database of spreadsheet. Foto’s, rapporten, tekeningen en video’s staan op netwerkschijven, in e-mailthreads of in een beeldbank.

Die scheiding kost tijd en brengt risico’s mee. Bestanden verliezen hun context, informatie wordt dubbel ingevoerd en niemand weet precies welke versie de juiste is.

Kontainer dicht dat gat. Elke registratie bevat zowel de gestructureerde gegevens als alle bestanden die haar documenteren, op één centrale en veilige plek.

 

Gestructureerde registraties, afgestemd op uw werkwijze

Er is geen vast sjabloon waar u uw werk in moet passen. U bepaalt zelf de velden, lijsten en relaties die aansluiten bij hoe uw organisatie nu al registreert, en Kontainer past zich aan.

Elk item krijgt een eigen registratie met een uniek registratienummer. Daaromheen kunt u titel, beschrijving, datering, materialen, afmetingen, herkomst, maker of producent en elk ander kenmerk vastleggen dat u nodig hebt. Items kunnen in dossiers worden gegroepeerd, zodat een dossier en alles wat erbij hoort bij elkaar blijft.

Registraties dragen ook hun geschiedenis mee. U kunt vastleggen hoe en wanneer iets is verworven, waar het vandaan komt en wie het heeft bezeten of behandeld. Relaties koppelen items aan personen, plaatsen, gebeurtenissen en andere registraties, zodat de context altijd maar één klik verwijderd is.

 

Documentatie in elk formaat

Hier maken de DAM-wortels van Kontainer het verschil. Documentatie is geen losse bijlage in een hoekje van de registratie. Foto’s, gescande documenten, rapporten, tekeningen, video en audio zijn volwaardige bestanden met eigen metadata, previews en versies, rechtstreeks gekoppeld aan de registratie die ze documenteren.

Omdat alles centraal wordt opgeslagen, kan hetzelfde bestand meerdere registraties documenteren zonder te worden gekopieerd. Lees meer over bestandsbeheer in Kontainer.

 

Locatie, staat en rechten

Een goed register volgt ook het fysieke en juridische leven van elk item.

• Locatie: Leg vast waar een item wordt bewaard, tot op gebouw, ruimte en stelling, en houd dit bij wanneer het wordt verplaatst.
• Gebruik en bruiklenen: Koppel items aan de tentoonstellingen, projecten of bruiklenen waar ze deel van uitmaken.
• Staat en behandeling: Documenteer conditiebeoordelingen met datum en leg behandelingen, reparaties en de bijbehorende rapporten vast.
• Rechten en toegang: Leg auteursrechten, licenties en toestemmingen vast en bepaal met rechten precies wie elke registratie mag bekijken, bewerken of downloaden. Lees meer over Kontainer en de AVG.

 

Wie Kontainer zo gebruikt

Musea en collecties zijn het duidelijkste voorbeeld. Daar kan Kontainer het volledige objectregister bevatten: inventarisnummers, verwervingsregistraties, herkomst, depotlocaties, restauratierapporten en conditiebeoordelingen, met foto’s, documenten, video en audio gekoppeld aan elk object.

Maar de behoefte reikt veel verder dan musea:

• Overheidsorganisaties die dossiers registreren en de bijbehorende documentatie archiveren.
• Onderwijsinstellingen die historisch materiaal, onderzoeksdocumentatie en hun eigen instellingsgeschiedenis archiveren.
• Ngo’s die projecten, veldmateriaal en toestemmingen over landen en teams heen documenteren.
• Architecten, ingenieurs en aannemers die projectarchieven bijhouden met tekeningen, foto’s en rapporten per gebouw of bouwplaats.
• Producenten die producthistorie, technische documentatie en certificaten over vele jaren vastleggen.

Bekijk in onze klantcases hoe andere organisaties Kontainer gebruiken.

 

Vinden, delen, publiceren

Een register levert pas waarde op als mensen het kunnen gebruiken. De zoekfunctie van Kontainer doorzoekt registraties, metadata, personen, plaatsen en elk ander geregistreerd veld, zodat medewerkers in enkele seconden vinden wat ze nodig hebben, met AI-functies die helpen bij het beschrijven en taggen van bestanden.

Als informatie de organisatie moet verlaten, houdt u de controle:

• Deel geselecteerde registraties en bestanden met partners via veilig bestanden delen.
• Geef het publiek of de pers een samengestelde weergave via een brandportal.
• Lever gegevens aan websites, nationale portalen en andere systemen via de API en integraties van Kontainer.

Eenmaal registreren en de informatie overal gebruiken: in het archief, in de werkplaats, in tentoonstellingen en online.

Wilt u zien hoe Kontainer als registratie- en archiefsysteem in uw organisatie kan werken? Boek een demo en we laten u een opzet zien die gebaseerd is op uw eigen werkwijze.