Mere end et DAM: Kontainer som jeres journaliserings- og arkivsystem

 

De fleste kender Kontainer som et DAM– og PIM-system. Men den samme fleksible datamodel gør Kontainer til et stærkt journaliserings- og arkivsystem for alle organisationer, der skal dokumentere, hvad de ejer, hvad der er sket med det, og hvem der må bruge det.

 

Journalposter og dokumentation hører sammen

I mange organisationer ligger journaliseringen i ét system og dokumentationen et andet sted. Journaldata ligger i en database eller et regneark. Fotos, rapporter, tegninger og videoer ligger på netværksdrev, i mailtråde eller i en billedbank.

Den opdeling koster tid og skaber risiko. Filer mister deres sammenhæng, oplysninger journaliseres to gange, og ingen er helt sikre på, hvilken version der er den rigtige.

Kontainer lukker hullet. Hver journalpost rummer både sine strukturerede data og alle de filer, der dokumenterer den, ét centralt og sikkert sted.

 

Struktureret journalisering, bygget op om jeres praksis

Der er ingen fast skabelon, I skal presse jeres arbejde ind i. I definerer selv de felter, lister og relationer, der passer til den måde, jeres organisation allerede journaliserer på, og Kontainer tilpasser sig.

Hvert emne får sin egen journalpost med et unikt journalnummer. Omkring det kan I registrere titel, beskrivelse, datering, materialer, mål, oprindelse, ophavsperson eller producent og enhver anden egenskab, I har brug for. Emner kan samles i sager, så en sag og alt, hvad der hører til den, holdes samlet.

Journalposterne bærer også deres historik. I kan dokumentere, hvordan og hvornår noget er erhvervet, hvor det kommer fra, og hvem der har ejet eller håndteret det. Relationer kobler emner til personer, steder, begivenheder og andre journalposter, så sammenhængen altid kun er et klik væk.

 

Dokumentation i alle formater

Her gør Kontainers rødder som DAM-system forskellen. Dokumentation er ikke en løs vedhæftning i hjørnet af en journalpost. Fotos, scannede dokumenter, rapporter, tegninger, video og lyd er fuldgyldige filer med egne metadata, previews og versioner, koblet direkte til den journalpost, de dokumenterer.

Fordi alt opbevares centralt, kan den samme fil dokumentere flere journalposter uden at blive kopieret. Læs mere om filhåndtering i Kontainer.

 

Placering, tilstand og rettigheder

En god journal følger også hvert emnes fysiske og juridiske liv.

• Placering: Registrér, hvor et emne opbevares, helt ned til bygning, rum og reol, og hold det opdateret, når det flyttes.
• Brug og udlån: Kobl emner til de udstillinger, projekter eller udlån, de indgår i.
• Tilstand og behandling: Dokumentér tilstandsvurderinger med dato, og journalisér behandlinger, reparationer og de tilhørende rapporter.
• Rettigheder og adgang: Registrér ophavsret, licenser og samtykke, og brug rettigheder til at bestemme præcis, hvem der kan se, redigere eller downloade hver journalpost. Læs mere om Kontainer og GDPR.

 

Hvem bruger Kontainer på denne måde

Museer og samlinger er det tydeligste eksempel. Her kan Kontainer rumme hele genstandsregistret: museumsnumre, accessionsregistreringer, proveniens, magasinplaceringer, konserveringsrapporter og tilstandsvurderinger, med fotos, dokumenter, video og lyd koblet til hver genstand.

Men behovet rækker langt ud over museerne:

• Offentlige organisationer der journaliserer sager og arkiverer den dokumentation, der hører til.
• Uddannelsesinstitutioner der arkiverer historisk materiale, forskningsdokumentation og deres egen institutionshistorie.
• NGO’er der dokumenterer projekter, feltmateriale og samtykke på tværs af lande og teams.
• Arkitekter, ingeniører og entreprenører der fører projektarkiver med tegninger, fotos og rapporter for hver bygning eller byggeplads.
• Producenter der journaliserer produkthistorik, teknisk dokumentation og certifikater over mange år.

Se, hvordan andre organisationer bruger Kontainer, i vores kundecases.

 

Find det, del det, publicér det

En journal skaber først værdi, når folk kan bruge den. Kontainers søgning dækker journalposter, metadata, personer, steder og alle andre felter, så medarbejderne finder det, de skal bruge, på få sekunder, med AI-funktioner, der hjælper med at beskrive og tagge filer undervejs.

Når oplysninger skal ud af huset, bevarer I kontrollen:

• Del udvalgte journalposter og filer med samarbejdspartnere via sikker fildeling.
• Giv offentligheden eller pressen et kurateret udvalg via en brand portal.
• Lever data til hjemmesider, nationale portaler og andre systemer via Kontainers API og integrationer.

Journalisér én gang, og brug oplysningerne overalt: i arkivet, på værkstedet, i udstillinger og online.

Vil du se, hvordan Kontainer kan fungere som journaliserings- og arkivsystem i jeres organisation? Book en demo, så viser vi et setup baseret på jeres egen praksis.