Bien démarrer avec votre nouveau système PIM

Dans cet article, nous passons en revue plusieurs conditions à réunir pour réussir le déploiement de votre nouveau système PIM.

Tout le monde doit comprendre le besoin

Toute l’organisation doit comprendre pourquoi le nouveau système a été acheté, quels en sont les avantages et quels problèmes il doit résoudre.

Quand chacun comprend pourquoi le système est nécessaire, et que chaque collègue a vu des exemples concrets de la manière dont sa propre journée de travail peut s’améliorer, le déploiement devient bien plus simple.

Accordez de l’importance à l’onboarding

Il est important de prévoir un vrai temps pour accompagner chaque collègue dans la prise en main.

Chez Kontainer, nous proposons un programme d’onboarding sur mesure qui aide chacun à bien démarrer avec le système. Nous remettons aussi des guides de nos systèmes, et en cas de difficulté, notre équipe de support est disponible, pour que le système PIM devienne rapidement un outil utile à chacun dans l’entreprise.

Évitez de retomber dans les anciennes habitudes

Si l’entreprise a investi dans un nouveau système, c’est généralement parce qu’il est plus intelligent et offre des fonctions qui peuvent faire gagner beaucoup de temps.

Mais il est important de recenser les processus et workflows que le système remplace et simplifie, pour que les collègues ne continuent pas avec leurs anciennes habitudes.

Par exemple, on peut avoir l’habitude de partager des images et des vidéos via Google Drive ou WeTransfer. Il faut alors rendre visibles les nouvelles possibilités de partage de fichiers et revoir les anciennes routines.

Autre exemple : le partage de données dans des tableurs. Certains peuvent être tentés de continuer ainsi quand il ne s’agit « que de quelques données produit », mais il est là aussi important que tous les partages de données passent par le nouveau système, pour que personne ne retombe au fil du temps dans l’ancienne façon de travailler.

La technique ne doit pas faire obstacle

L’une des raisons pour lesquelles on abandonne un nouveau système, c’est de ne pas parvenir à faire fonctionner la technique, ou de ne pas pouvoir se connecter du tout.

Il vaut donc la peine de recenser les obstacles techniques que les utilisateurs peuvent rencontrer en commençant à utiliser le nouveau système, afin de trouver des solutions avant le déploiement final.

Les obstacles techniques peuvent être des problèmes de connexion pour des collègues sur un VPN, une connexion internet trop lente pour ceux qui se connectent depuis chez eux, ou des téléchargements et chargements bloqués par des pare-feu et des logiciels antivirus.

Il vaut la peine de déterminer si de tels obstacles peuvent survenir et quelles sont les solutions. Chez Kontainer, nous pouvons aussi vous y aider.