Digital Asset Management (système DAM) : quelle valeur peut-il apporter à votre entreprise ?

Un système DAM (Digital Asset Management) est utile aux entreprises qui veulent organiser et partager leurs fichiers et médias numériques de façon structurée.

Dans cet article, nous passons en revue les fonctions d’un système DAM et la façon dont elles créent de la valeur pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un système DAM ?

Un système de Digital Asset Management (DAM) est un logiciel qui permet à votre entreprise de rassembler tous ses fichiers et médias numériques au même endroit. C’est donc un outil adapté si vous travaillez par exemple dans un service marketing ou dans une agence de design.

Un système de Digital Asset Management facilite l’organisation, la recherche, la récupération et le partage des contenus numériques dans votre entreprise. Le système fonctionne en pratique comme une banque de fichiers dont vous contrôlez l’accès. Parmi les fonctions les plus courantes d’un système DAM : le tagging des fichiers, la recherche avancée, les outils de recadrage et les outils de conversion.

En résumé, un système DAM rend tous vos fichiers et médias numériques facilement accessibles à vos collaborateurs, clients et partenaires. Il permet aussi de gagner du temps et des ressources, que vous pouvez consacrer à d’autres priorités.

Que sont les fichiers et médias numériques ?

Les fichiers et médias numériques sont en principe tous les types de fichiers qui peuvent être stockés numériquement, pour partager, publier et travailler avec le contenu, en interne comme avec des partenaires externes. À y regarder de plus près, il n’existe pratiquement aucun service, dans une entreprise typique, qui n’utilise pas de fichiers numériques d’une manière ou d’une autre.

Quelques exemples :

• Documents
• Vidéos
• Photos
• Images
• Graphismes
• Présentations

Réserver une présentation sans engagement

L’utilisation des fichiers et médias numériques

Que vous travailliez dans un service communication ou aux RH, vous manipulez très probablement des fichiers numériques.

Il est donc important de disposer d’une plateforme qui permet de rechercher, de collaborer et de partager rapidement ces fichiers entre les services de l’entreprise.

Un système DAM peut apporter de la valeur à votre entreprise sur plusieurs points. Son intérêt principal est de réduire le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée, pour que vos collaborateurs puissent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux.

Comment un système DAM crée de la valeur

Une recherche de fichiers optimisée

Le temps passé à chercher des fichiers peut être consacré à d’autres tâches. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier.

Un délai de mise sur le marché réduit

Un système DAM permet à vos collaborateurs de trouver et de partager plus facilement des fichiers, et d’optimiser leurs workflows pour produire de nouveaux contenus plus vite. Vous pouvez ainsi lancer de nouveaux contenus plus rapidement.

Une identité de marque alignée

Un système de Digital Asset Management permet de partager simplement des supports visuels (vidéos, photos, graphismes, etc.) avec la presse et les revendeurs. Et lorsque vous mettez par exemple à jour un logo et que vous l’importez dans votre système DAM, tous vos collaborateurs accèdent à cette nouvelle version. Vous évitez ainsi de partager des versions anciennes, obsolètes ou erronées du logo.

Moins de fichiers introuvables

Quand on travaille avec beaucoup de fichiers, le risque que l’un d’eux disparaisse est plus grand. Et si vous avez déjà passé de nombreuses heures à retoucher une image ou à créer un graphisme, il est désagréable de devoir tout recommencer parce que le fichier est perdu. Dans un système DAM, les fichiers sont centralisés et faciles à retrouver.

Un résultat amélioré

Une étude de 2015 de l’International Data Corporation (IDC) montrait que les répondants de son enquête constataient des améliorations importantes après la mise en place d’un système DAM :

• 79 % avaient augmenté leur chiffre d’affaires de 10 % ou plus
• 97 % avaient réduit de 10 % ou plus les coûts liés à la création de contenus
• 86 % avaient réduit de 10 % ou plus le risque d’utilisation non autorisée ou erronée de fichiers, ou de violation de droits de propriété intellectuelle
• 97 % avaient augmenté leur productivité de 10 % ou plus.

Quelles sont les fonctions d’un système DAM ?

Un système DAM est un outil utilisé dans de nombreuses entreprises, grâce à des fonctions qui font gagner du temps à leurs équipes.

Un système de Digital Asset Management simplifie le partage de fichiers. Vous partagez des fichiers via le système et évitez de les joindre à des e-mails ou d’utiliser d’autres sites de partage.

Vous contrôlez en outre les droits et autorisations de vos fichiers, de sorte que seules les personnes concernées y aient accès.

• Une organisation simple des fichiers
  Un système DAM vous permet de rassembler tous vos fichiers au même endroit, en toute sécurité. Organisez vos fichiers de la façon qui a le plus de sens pour vous, et donnez l’accès à qui en a besoin.
• Retrouvez vos fichiers rapidement
  Grâce à des fonctions de recherche avancées, vous retrouvez vos fichiers plus facilement. Vous pouvez même ajouter des métadonnées et des tags aux fichiers, ce qui accélère leur recherche par la suite.
• Une publication simplifiée
  Grâce aux outils de publication intégrés, vous publiez directement depuis la même plateforme. Tous vos contenus sont réunis dans le système DAM, et vous pouvez les publier sur vos réseaux sociaux ou les importer dans votre CMS.

Quand faut-il envisager un système DAM ?

Il est utile d’envisager l’acquisition d’un système DAM, que votre entreprise soit une start-up ou une marque mondiale. Quelle que soit sa taille, un système DAM bien choisi peut faire économiser des ressources.

Un système DAM peut être une bonne solution pour votre entreprise si l’une ou plusieurs des situations suivantes vous semblent familières.

• Récupérer des fichiers demande-t-il trop de ressources ? Si vous mettez plus de quelques secondes à retrouver un fichier, vous perdez probablement un temps inutile en recherches. Les outils avancés d’un système DAM facilitent la recherche et le partage de fichiers, et vos collaborateurs évitent de perdre leur temps.
• Rencontrez-vous des goulots d’étranglement dans vos processus créatifs ? Un système DAM vous permet d’optimiser vos workflows pour que personne n’ait de doute sur l’étape en cours et sur la suivante. Le système soutient les workflows par des notifications aux personnes concernées lorsqu’une nouvelle version d’un fichier est importée, qu’un commentaire est ajouté ou qu’une version est approuvée.
• Pouvez-vous accéder à vos fichiers n’importe quand et n’importe où ? L’accès est un facteur déterminant de la productivité, surtout depuis que le travail à distance est devenu courant. Il est donc important que tous vos collaborateurs aient accès aux supports dont ils ont besoin, où qu’ils travaillent.