Plus qu’un DAM : Kontainer comme système d’enregistrement et d’archivage

 

La plupart des gens connaissent Kontainer comme système DAM et PIM. Mais le même modèle de données flexible fait de Kontainer un puissant système d’enregistrement, d’inventaire et d’archivage pour toute organisation qui doit documenter ce qu’elle possède, ce qui lui est arrivé et qui peut l’utiliser.

 

Les fiches et la documentation vont ensemble

Dans de nombreuses organisations, la fiche se trouve dans un système et la documentation ailleurs. Les données d’enregistrement sont dans une base de données ou un tableur. Les photos, rapports, plans et vidéos sont sur des lecteurs réseau, dans des fils d’e-mails ou dans une banque d’images.

Cette séparation coûte du temps et crée des risques. Les fichiers perdent leur contexte, les informations sont saisies deux fois et personne n’est vraiment sûr de la bonne version.

Kontainer comble cet écart. Chaque fiche contient à la fois ses données structurées et tous les fichiers qui la documentent, dans un espace central et sécurisé.

 

Des fiches structurées, adaptées à vos pratiques

Aucun modèle figé dans lequel faire entrer votre travail. Vous définissez les champs, listes et relations qui correspondent à la façon dont votre organisation enregistre déjà les informations, et Kontainer s’adapte.

Chaque élément dispose de sa propre fiche avec un numéro d’enregistrement unique. Autour de celle-ci, vous pouvez enregistrer titre, description, datation, matériaux, dimensions, provenance, auteur ou fabricant et tout autre attribut utile. Les éléments peuvent être regroupés en dossiers, afin qu’un dossier et tout ce qui s’y rattache restent ensemble.

Les fiches conservent aussi leur historique. Vous pouvez documenter comment et quand un élément a été acquis, d’où il provient et qui l’a possédé ou manipulé. Les relations relient les éléments à des personnes, des lieux, des événements et d’autres fiches, pour que le contexte soit toujours à un clic.

 

Une documentation dans tous les formats

C’est là que les racines DAM de Kontainer font la différence. La documentation n’est pas une simple pièce jointe dans un coin de la fiche. Photos, documents numérisés, rapports, plans, vidéo et audio sont des fichiers à part entière, avec leurs propres métadonnées, aperçus et versions, directement liés à la fiche qu’ils documentent.

Comme tout est stocké de manière centralisée, un même fichier peut documenter plusieurs fiches sans être copié. En savoir plus sur la gestion de fichiers dans Kontainer.

 

Localisation, état et droits

Un bon registre suit aussi la vie physique et juridique de chaque élément.

• Localisation : Enregistrez où un élément est conservé, jusqu’au bâtiment, à la salle et à l’étagère, et mettez l’information à jour à chaque déplacement.
• Utilisation et prêts : Associez les éléments aux expositions, projets ou prêts dont ils font partie.
• État et traitement : Documentez les constats d’état datés et enregistrez les traitements, réparations et rapports associés.
• Droits et accès : Enregistrez droits d’auteur, licences et consentements, et utilisez les autorisations pour décider précisément qui peut voir, modifier ou télécharger chaque fiche. En savoir plus sur Kontainer et le RGPD.

 

Qui utilise Kontainer de cette façon

Les musées et les collections en sont l’exemple le plus parlant. Kontainer peut y accueillir l’ensemble de l’inventaire : numéros d’inventaire, registres d’acquisition, provenance, emplacements en réserve, rapports de conservation et constats d’état, avec photos, documents, vidéo et audio liés à chaque objet.

Mais le besoin va bien au-delà des musées :

• Administrations publiques qui enregistrent des dossiers et archivent la documentation qui s’y rattache.
• Établissements d’enseignement qui archivent du matériel historique, de la documentation de recherche et leur propre histoire institutionnelle.
• ONG qui documentent projets, matériel de terrain et consentements entre pays et équipes.
• Architectes, ingénieurs et entrepreneurs qui tiennent des archives de projet avec plans, photos et rapports par bâtiment ou chantier.
• Fabricants qui enregistrent l’historique produit, la documentation technique et les certificats sur de nombreuses années.

Découvrez comment d’autres organisations utilisent Kontainer dans nos cas clients.

 

Trouver, partager, publier

Un registre n’a de valeur que si l’on peut s’en servir. La recherche de Kontainer couvre fiches, métadonnées, personnes, lieux et tout autre champ enregistré, pour que vos équipes trouvent ce dont elles ont besoin en quelques secondes, avec des fonctionnalités d’IA qui aident à décrire et à taguer les fichiers.

Lorsque des informations doivent sortir de l’organisation, vous gardez le contrôle :

• Partagez des fiches et fichiers sélectionnés avec vos partenaires grâce au partage sécurisé de fichiers.
• Offrez au public ou à la presse une sélection via un brand portal.
• Transmettez des données à des sites web, des portails nationaux et d’autres systèmes via l’API et les intégrations de Kontainer.

Enregistrez une fois et utilisez l’information partout : aux archives, à l’atelier, dans les expositions et en ligne.

Vous voulez voir comment Kontainer peut fonctionner comme système d’enregistrement et d’archivage dans votre organisation ? Réservez une démo et nous vous montrerons une configuration basée sur vos propres pratiques.