Digital Asset Management (DAM-system): hur kan det skapa värde för ert företag?
Ett välfungerande system för Digital Asset Management (DAM) är ovärderligt om ert företag vill organisera och dela sina digitala filer på bästa sätt.
I det här inlägget går vi igenom funktionerna i ett DAM-system och hur de skapar värde för ert företag.
Vad är ett DAM-system?
Ett system för Digital Asset Management (DAM) är en typ av programvara som gör att ert företag kan samla alla sina digitala filer på ett ställe. Därför är ett DAM-system ett utmärkt verktyg om ni till exempel arbetar på en marknadsavdelning eller i ett designföretag.
Ett DAM-system gör det enklare att organisera, hitta, hämta och dela digitalt innehåll i företaget. Systemet fungerar i grunden som en filbank där ni själva bestämmer vem som har tillgång. Bland de vanligaste funktionerna i ett DAM-system finns taggning av filer, avancerad sökning, beskärningsverktyg och konverteringsverktyg.
Kort sagt gör ett DAM-system alla era digitala filer lättillgängliga för alla medarbetare, kunder och partner. Samtidigt sparar det ert företag mycket tid och resurser som kan läggas på viktigare saker.
Vad är digitala filer?
Digitala filer är i princip alla typer av filer som kan lagras digitalt för att dela, publicera och arbeta med innehållet, både internt i företaget och med externa partner. När man tänker efter finns det faktiskt nästan inga avdelningar i ett typiskt företag som inte använder digitala filer på ett eller annat sätt.
Några exempel på digitala filer:
- Dokument
- Videor
- Foton
- Bilder
- Grafik
- Presentationer
Boka en kostnadsfri presentation
Användningen av digitala filer
Oavsett om ni arbetar på kommunikationsavdelningen eller inom HR arbetar ni med all sannolikhet med digitala filer.
Därför är det förstås viktigt att ha en plattform som gör det möjligt att snabbt söka, samarbeta och dela digitala filer mellan företagets avdelningar.
Ett bra DAM-system är viktigt eftersom det ger er verksamhet värde på flera olika sätt. Den stora fördelen med ett DAM-system är att ni sparar tid på uppgifter som inte ger något värde.
Med ett DAM-system sparar ni tid, så att era medarbetare kan fokusera på det de är bäst på.
Så skapar ett DAM-system värde
Effektivare filsökning
Den tid som går åt till att leta efter filer kan i stället läggas på det ni är bra på. Det ger effektivare och mer värdefulla medarbetare.
Kortare tid till marknaden
Ett DAM-system gör det enklare för medarbetarna att hitta och dela filer, och de kan optimera sina arbetsflöden när det gäller att ta fram nytt innehåll och göra processen snabbare. På så sätt kan ni lansera nytt innehåll snabbare än tidigare.
Enhetlig brandidentitet
Ett DAM-system gör det enkelt att dela visuellt material som videor, foton och grafik med press och återförsäljare. Och när ni till exempel uppdaterar en logotyp och laddar upp den i ert DAM-system har alla medarbetare tillgång till den nya versionen. På så sätt undviker ni att dela gamla, inaktuella eller felaktiga versioner av logotypen.
Undvik försvunna filer
När ni arbetar med många filer är risken större att någon av dem försvinner. Och om ni redan har lagt många timmar på att redigera en bild eller skapa en grafik är det besvärligt att behöva börja om för att filen har kommit bort. Det behöver ni inte oroa er för med ett DAM-system. När filen väl finns i systemet är den säker där och lätt att hitta igen.
Bättre resultat på sista raden
En undersökning från 2015 av International Data Corporation (IDC) visade att de svarande upplevde betydande förbättringar efter att ha infört ett DAM-system:
- 79 % ökade sina intäkter med 10 % eller mer
- 97 % minskade kostnaderna för innehållsproduktion med 10 % eller mer
- 86 % minskade risken för obehörig eller felaktig användning av filer eller intrång i immateriella rättigheter med 10 % eller mer
- 97 % ökade sin produktivitet med 10 % eller mer.
Vilka funktioner har ett DAM-system?
Ett DAM-system är ett populärt verktyg i många företag tack vare funktionerna, som kan spara era medarbetare mycket värdefull tid.
Ett DAM-system gör fildelning mycket enkelt. Ni kan enkelt dela filer via systemet och slipper bifoga filer i e-post eller använda andra fildelningstjänster.
Dessutom kan ni enkelt styra användarrättigheter och behörigheter för era filer, så att bara de avsedda personerna får tillgång.
- Enkel organisering av filer
Med ett DAM-system kan ni samla alla era filer på ett ställe, på ett enkelt och säkert sätt. Organisera filerna på det sätt som passar er bäst och ge tillgång till den som behöver någon av dem. - Hitta era filer snabbt och effektivt
Med smarta och avancerade sökfunktioner hittar ni alltid era filer snabbt. Ni kan till och med lägga till metadata och taggar till filerna, vilket gör det ännu snabbare att hitta dem i framtiden. - Enklare publicering än någonsin
Med inbyggda publiceringsverktyg kan ni publicera allt direkt från samma plattform. Allt ert innehåll finns samlat i DAM-systemet, och därifrån kan ni enkelt lägga ut det i sociala medier eller ladda upp det i ert CMS.
När bör vi överväga ett DAM-system?
Generellt sett bör ni överväga ett DAM-system oavsett om ert företag är ett startup eller ett globalt brand. Oavsett företagets storlek sparar ett välfungerande DAM-system resurser.
Ett DAM-system kan vara en bra lösning för ert företag om ni känner igen er i ett eller flera av påståendena nedan.
- Tar det för mycket resurser att hitta filer? Om det tar mer än några sekunder att hitta en viss fil lägger ni sannolikt onödigt mycket tid på att leta efter filer. Avancerade verktyg i ett DAM-system gör det enklare att hitta och dela filer, så att era medarbetare slipper slösa tid på att leta.
- Upplever ni flaskhalsar i era kreativa processer? Med ett DAM-system kan ni optimera arbetsflödena, så att ingen är osäker på vilken del av processen man befinner sig i och vad nästa steg är. Systemet stöder arbetsflödena med notifieringar till relevanta personer när nya filversioner laddas upp, när kommentarer läggs till eller när en version godkänns.
- Kommer ni åt era filer när och var som helst? Tillgängligheten är avgörande för produktiviteten, särskilt nu när distansarbete har blivit det normala. Därför är det viktigt att alla medarbetare har tillgång till det material de behöver – oavsett var de arbetar.