Den stora guiden till PIM-system och varför er verksamhet behöver ett.

Därför behöver ni ett PIM-system

PIM står för Product Information Management. Ett PIM-system kan hjälpa er verksamhet att hantera stora mängder produktinformation och kan därför göra det betydligt enklare att driva en webbutik.

Om ni driver en webbutik krävs det mycket arbete för att hantera stora mängder produkter, som var och en har mycket kompletterande produktinformation.

Många väljer att hantera informationen på traditionellt sätt i Excel-ark, ERP eller liknande system. Här kan ett PIM-system dock vara till stor nytta.

Om ni vill veta mer om vad ett PIM-system är, vad det kan göra och hur det skapar värde för er verksamhet, bör ni läsa vidare.

Vad är ett PIM-system?
Varför är ett PIM-system viktigt?
Hur fungerar ett PIM-system?
Så hjälper PIM marknadsföring och försäljning
Så hjälper PIM de interna arbetsflödena och processerna
Vilka avdelningar i företaget har nytta av ett PIM-system?
Vilket PIM-system bör ni välja?
Vilka företag har störst nytta av ett PIM-system?
För vilka företag är PIM inte en självklar lösning?
Ta kontroll över er produktinformation med Kontainer

Vad är ett PIM-system?

Definition av PIM

Den viktigaste uppgiften för ett PIM-system är att hjälpa er verksamhet att hantera stora mängder produktinformation och distribuera den i alla relevanta kanaler.

Därför ger ett bra PIM-system företaget en Single Source of Truth – alltså ett centralt system där ni enkelt når all produktinformation som företaget har. I ett PIM-system kan ni samla all produktinformation, berika den och enkelt distribuera den till era relevanta kanaler.

Boka en kostnadsfri presentation

Hitta information snabbt och effektivt med PIM

När ett företag växer och får mer produktinformation att hantera är ett PIM-system en utmärkt programvara för att lösa en del av de utmaningar som kan uppstå. ERP-system blir i längden för oflexibla, och Excel-ark eller andra databaser räcker inte när ni snabbt behöver hitta rätt information.

PIM-system kan integreras med andra system som företaget använder. PIM ligger mellan källorna till företagets produktinformation (ERP, PLM, leverantörsdata osv.) och de externa kanaler där informationen distribueras (CMS, webbutik, kataloger osv.).

Varför är ett PIM-system viktigt?

PIM effektiviserar det manuella arbetet

När företag växer, växer också mängden produktinformation. Därmed ökar också det administrativa arbetet i takt med tillväxten. Om ni hanterar all produktinformation i ett av de traditionella, manuella systemen är det svårt att göra det effektivt.

Mycket värdefull tid kan gå förlorad i ineffektiva processer. Därför är det viktigt att ha ett PIM-system som effektiviserar processerna och frigör mer tid för värdeskapande arbete.

Om ni väljer att skaffa ett PIM-system kan ni spara mycket tid, eftersom ni slipper detaljstyra tusentals produktuppgifter.

Boka en kostnadsfri presentation

Fördelar med ett PIM-system

Central datahantering: ger en samlad plattform för all produktdata, så att utspridda filer och system inte längre behövs.
Bättre datakvalitet: minskar risken för fel och säkerställer enhetlig och korrekt information i alla försäljningskanaler.
Kortare tid till marknaden: effektiviserar uppdatering och distribution av produktinformation, så att produkterna snabbare kan lanseras för kunderna.
Enkel publicering i flera kanaler: gör det möjligt att anpassa och distribuera data till olika kanaler som webbutiker, kataloger och marknadsplatser.
Bättre kundupplevelse: ger exakt och aktuell produktinformation, vilket ökar kundnöjdheten och minskar antalet returer.
Skalbarhet och global anpassning: stödjer tillväxt genom att förenkla hanteringen av fler produkter, språk och marknader.
Integration med andra system: integreras enkelt med ERP, CMS och e-handelsplattformar och ger ett smidigt dataflöde.
Optimerade arbetsflöden: sparar tid och resurser genom att automatisera uppgifter som berikning, uppdatering och distribution av data.
Tidsbesparing: frigör medarbetarnas tid genom att minska det manuella arbetet och antalet fel, vilket ökar produktiviteten.

Se alla fördelar här.

Hur fungerar ett PIM-system?

Kort sagt är ett PIM-system en central databas med produktinformation.

Samtidigt kan användarna ansluta till databasen och där skapa nya produkter och fält eller redigera information som redan finns. All information i databasen kan sedan distribueras därifrån till de olika relevanta kanalerna.

Alla typer av produktinformation, till exempel ljud, video och bilder, kan hanteras i ett PIM-system.

Den moderna konsumenten handlar allt oftare online. Som säljare bör ni därför införa ett PIM-system som gör det enklare att lagra, ladda upp och hantera stora mängder produktinformation, om ni vill tilltala konsumenterna på ett tillfredsställande sätt.

System som data kan importeras från:

ERP, PLM och leverantörsportaler

System som data kan exporteras till:

ERP, BI-plattformar, CRM, Adobe InDesign, CMS, Microsoft Office och e-handel

Integrationer med andra system

Utöver att PIM är ett utmärkt system för att hantera stora datamängder är en annan stor styrka att systemet kan utbyta data med andra program.

Så hjälper PIM marknadsföring och försäljning

Produktinformationens viktiga roll

Ett sätt att öka konverteringsgraden är att öka kundnöjdheten. Ett enkelt och effektivt sätt att göra det är att ge kunderna korrekt och fullständig information om den produkt de vill köpa.

Produktinformation är en mycket viktig del av köpprocessen när den moderna konsumenten handlar online. När man handlar online kan man inte känna på eller prova de nya produkterna, och därför blir exakt och relevant produktinformation avgörande.

Innan en kund köper en ny produkt har personen lagt mycket tid på att undersöka produkten. Ju bättre och mer fullständig information ni kan ge den potentiella kunden, desto större är chansen att kunden handlar hos er.

Med Product Information Management kan ni enkelt styra och berika er produktinformation. Bilder, videor, beskrivande innehåll och andra avancerade funktioner är en del av den berikning ni kan göra.

Genom att utnyttja de här möjligheterna i PIM kan ni effektivt öka konverteringsgraden och försäljningen.

Skräddarsydda köpupplevelser

Ett annat sätt att öka försäljningen är att skapa skräddarsydda köpupplevelser.

Nästan alla stora e-handelsföretag och handelsplattformar rekommenderar produkter till sina kunder. Genom att analysera kundernas beteende på er webbplats kan ni effektivt använda data för att rekommendera relevanta produkter.

Som exempel på hur viktiga bra produktrekommendationer är kan nämnas att 35 % av Amazons produkter säljs via rekommenderade produkter. Ett ännu tydligare exempel är Netflix, där 75 % av de filmer och serier som ses hittas via rekommendationer, visar siffror från McKinsey.

Ett PIM-system kan hjälpa er att skapa och leverera skräddarsydda lösningar för era kunder, så att ni kan erbjuda personliga produktrekommendationer. För att ge personliga rekommendationer som leder till konvertering och försäljning är det mycket viktigt att ha specifik produktinformation.

Att få kunskap om målgruppens köpbeteende och förstå exakt vad den vill ha är det första steget för att kunna skapa en skräddarsydd upplevelse. Nästa steg är att matcha kunskapen om målgruppens beteende med relevanta produkter. För att kunna rekommendera rätt produkt måste all produktinformation i sortimentet vara strukturerad.

Båda stegen kan göras med ett PIM-system. I systemet kan ni jämföra produktinformationen med kunskapen om målgruppens beteende och på så sätt rekommendera relevanta produkter till era potentiella kunder.

Marknadsföring i alla kanaler

Dagens konsumenter finns inte bara på en plattform. Därför måste ni som företag finnas på flera ställen för att möta dem. När ni använder PIM i marknadsföringen behöver ni hantera flera plattformar och kanaler effektivt och säkerställa en enhetlig bild av brandet.

Det kräver stora mängder data och ett system som hanterar datan, om ni vill kunna leverera enhetlig produktinformation till kunderna i den takt som krävs för att lyckas.

Säljarens bästa vän

Ett PIM-system kan bli säljarens bästa vän. Det ger snabb tillgång till relevant information, så att potentiella kunder kan få råd snabbt och effektivt.

Med ett PIM-system har ni all data som behövs för att ta fram unika broschyrer och prislistor som kan anpassas efter den enskilda kundens önskemål och behov.

Generellt är en av de största fördelarna med ett PIM-system i marknadsföring och försäljning att ni vet att ni arbetar med det senast uppdaterade materialet.

Boka en kostnadsfri presentation

Lägg till nya språk snabbt och enkelt

När er verksamhet förhoppningsvis växer kan det bli aktuellt att gå in på nya marknader. Då behöver ni arbeta på flera språk. Varje gång ett nytt språk ska läggas till blir marknadsföringsarbetet mer komplext.

Det är nästan omöjligt att hantera flera språk på ett bra och effektivt sätt inom e-handel om ni gör det manuellt.

Med ett PIM-system kan ni införa tydligt definierade processer för översättning, uppdatering och uppladdning av data. I princip kan ni få ut produkterna på flera marknader lika snabbt som det skulle ta med ett enda språk.

Så hjälper PIM de interna arbetsflödena och processerna

Kortare tid till marknaden

Så som marknaden ser ut är det viktigt att vara snabbfotad och snabb. Därför är tid till marknaden och förmågan att vara dynamisk två helt avgörande faktorer. Med ett PIM-system kan ni göra processen från utveckling till marknadsföring och försäljning mycket effektivare.

Med ett PIM-system kan kollegor från många olika avdelningar arbeta med samma produkt samtidigt. Det innebär att kollegorna på marknadsavdelningen kan börja sitt arbete även om alla produktdetaljer inte är helt på plats. När detaljerna uppdateras i den centrala databasen uppdateras informationen i det påbörjade marknadsföringsarbetet automatiskt.

Boka en kostnadsfri presentation

Färre fel i produktinformationen

Många företag använder i dag Excel för att administrera sin produktinformation, och det kan snabbt bli omfattande och ohänterligt. Excel fungerar utmärkt för många saker, men här räcker det inte till.

Om ni fortfarande hanterar er produktinformation i Excel är risken betydligt större för fel och misstag i informationen. Eftersom Excel innebär mycket manuellt arbete – ofta mellan flera ark – blir det garanterat fler fel.

Det är ett av de starkaste argumenten för att gå över till ett PIM-system när verksamheten växer. Systemet tar nämligen bort en stor del av de manuella fel som kan uppstå. Med en central databas kan ni säkerställa att all produktinformation uppdateras korrekt på alla plattformar och i alla kanaler.

Ge era produkttexter mer värde

Eftersom många produkter finns i många olika webbutiker kan en bra produkttext avgöra vem som får försäljningen. Många företag nöjer sig med den information som kommer från leverantören.

Med ett PIM-system kan ni enkelt berika era produkttexter med kompletterande information och på så sätt skilja er från konkurrenterna.

Boka en kostnadsfri presentation

Enklare att sälja i andra kanaler

När all produktinformation har strukturerats i ett PIM-system blir det enklare att sälja era produkter på andra marknadsplatser, till exempel Google Shopping. Ni lägger till, redigerar och berikar produktinformationen i PIM-systemet, och sedan överförs och uppdateras datan automatiskt i Google Shopping-flödet.

Om er data däremot ligger i utspridda databaser måste den först hittas, sedan omvandlas till en struktur som mottagaren (t.ex. Google Shopping) kan ta emot och till sist laddas upp till rätt plattform. Där är det betydligt enklare, snabbare och mer kostnadseffektivt att använda PIM.

Enhetlig produktinformation i alla system

Kanske arbetar ni med er produktinformation i flera decentraliserade system. I så fall är det troligt att produktinformationen inte är helt enhetlig i alla system.

På ett ställe kan 5 kilo anges som ”5 kg”, på andra ställen som 5000 g eller bara 5. Om det är så kan ni få problem med att kategorisera era produkter korrekt och enhetligt på alla plattformar.

Det är dels en nackdel för användarvänligheten, men det innebär också att potentiella kunder kanske inte ser alla relevanta produkter om de använder ett filter i webbutiken.

Om produktbeteckningarna inte styrs ordentligt kan användaren alltså missa potentiellt relevanta produkter. Och det kan innebära förlorad försäljning.

Vilka avdelningar i företaget har nytta av ett system för Product Information Management?

När ett system för Product Information Management införs i ett företag har flera avdelningar nytta av det

IT

Genom att avveckla decentraliserade system för lagring och hantering av produktinformation och på så sätt förenkla företagets IT-infrastruktur är Product Information Management till stor hjälp för er IT-avdelning. När decentraliserade system ersätts med ett PIM-system blir det också enklare att skala upp företaget.

Grå baggrund til sidekick elementer på Kontainers hjemmeside

Försäljning

Ert säljteam behöver snabb och enkel tillgång till uppdaterad och exakt produktinformation när de tar fram säljmaterial för presentationer och liknande. Med ett PIM-system är all den datan lätt att nå på ett snabbt och effektivt sätt.

Marknadsföring

Ett marknadsteam behöver ett snabbt och flexibelt sätt att leverera kreativa lösningar när produkterna ska marknadsföras. Då är det viktigt att de enkelt och snabbt hittar produktinformation som är aktuell och giltig. Med ett PIM-system blir den processen mycket enklare.

E-handel

Medarbetarna i ert e-handelsteam behöver kunna uppdatera produktinformationen regelbundet för att ge den bästa kundupplevelsen och därmed en högre konverteringsgrad. Med ett PIM-system kan e-handelsteamet enkelt och snabbt lägga till, redigera eller ta bort innehåll. Dessutom visas det uppdaterade innehållet i alla era kanaler så snart det uppdateras i PIM-systemet.

Vilket PIM-system bör ni välja?

Om ni säljer via webbutik

Om ert företag överväger att införa ett PIM-system finns det två varianter att välja mellan: ett integrerat PIM-system eller ett fristående ”best of breed”-system.

Den integrerade lösningen passar bäst för företag som enbart säljer via webbutiker. Det är en lösning som integreras med ert nuvarande system. Det innebär dock också att systemet har något färre funktioner.

Boka en kostnadsfri presentation

Om ni säljer i flera kanaler

Om ni säljer i flera kanaler, eller har ambitioner att göra det, är en fristående lösning bättre, eftersom den kan fungera som nav för alla era system. Samtidigt ger den här typen av lösning mer flexibilitet och fler möjligheter i arbetet med produktinformation.

En annan faktor som är värd att tänka på är att en ”best of breed”-lösning inte påverkas om ni senare byter ut eller uppgraderar era andra system eller plattformar. Om ni har valt en lösning som är integrerad i ert nuvarande system påverkas den däremot när eller om systemet byts ut eller uppgraderas.

Vilka företag har störst nytta av ett PIM-system?

Är ni osäkra?

Om ni är osäkra på om ert företag behöver ett PIM-system kan ni fundera över vilka utmaningar ni har med hanteringen av produktinformation.

Om ni känner igen er i en eller flera av beskrivningarna nedan bör ert företag allvarligt överväga att införa ett PIM-system.

Ni har stora mängder komplex produktinformation
Ni marknadsför era produkter i flera kanaler
Ni finns på flera marknader och kommunicerar på flera språk
Ni vill få mer produktinformation från era leverantörer

För vilka företag är PIM inte en självklar lösning?

För många företag är ett PIM-system en bra investering. Men alla företag får förstås inte tillräckligt värde av ett PIM-system för att investeringen ska löna sig.

Eftersom PIM fungerar mycket bra för att hantera stora mängder produktinformation får företag som säljer få och unika produkter inte samma värde av systemet.

En av de stora fördelarna med PIM är att det kan optimera svåra arbetsprocesser. Om ni inte har ett tungt och komplicerat arbetsflöde att optimera är investeringen kanske inte värd det.

Boka en kostnadsfri presentation

Ta kontroll över er produktinformation med Kontainer

Ta tillbaka kontrollen med Kontainer. Med vårt PIM-system kan ni hantera er produktinformation enkelt och effektivt. I stället för tunga och manuella processer frigör ni tid som ni kan lägga på annat som ger er verksamhet ännu mer värde.

På Kontainer kombinerar vi två av de viktigaste lösningarna för leverantörer och återförsäljare i ett samlat system för Product Information Management (PIM) och Digital Asset Management (DAM).

Här samlar ni all produktinformation, alla packshots, videor, storleksguider och bilder i ett system där data och filer enkelt kan hanteras, redigeras och delas automatiskt till återförsäljare, webbutiker och B2B-plattformar via integrationer eller exporter.

Kontainer – ett av de ledande PIM-systemen i Norden

Om ni letar efter ett nytt PIM-system erbjuder Kontainer ett av de ledande PIM-systemen i Norden.

Vi har +20 års erfarenhet och fler än 350 nöjda kunder som använder Kontainer varje dag som ett verktyg som sparar tid och pengar.

Boka en onlinepresentation nedan, så visar vi de funktioner i Kontainer som är relevanta för ert företag.

Boka en kostnadsfri presentation