Mer än ett DAM: Kontainer som ert diarieförings- och arkivsystem

 

De flesta känner till Kontainer som ett DAM– och PIM-system. Men samma flexibla datamodell gör Kontainer till ett starkt diarieförings- och arkivsystem för alla organisationer som behöver dokumentera vad de äger, vad som har hänt med det och vem som får använda det.

 

Poster och dokumentation hör ihop

I många organisationer sker diarieföringen i ett system och dokumentationen ligger någon annanstans. Diariedata finns i en databas eller ett kalkylblad. Foton, rapporter, ritningar och videor ligger på nätverksenheter, i mejltrådar eller i en bildbank.

Den uppdelningen kostar tid och skapar risker. Filer tappar sitt sammanhang, information diarieförs två gånger och ingen är riktigt säker på vilken version som är den rätta.

Kontainer täpper till luckan. Varje post innehåller både sina strukturerade data och alla filer som dokumenterar den, på ett centralt och säkert ställe.

 

Strukturerad diarieföring, byggd kring ert arbetssätt

Det finns ingen fast mall som ni måste pressa in ert arbete i. Ni definierar de fält, listor och relationer som passar hur er organisation redan diarieför, och Kontainer anpassar sig.

Varje objekt får en egen post med ett unikt diarienummer. Kring den kan ni registrera titel, beskrivning, datering, material, mått, ursprung, upphovsperson eller tillverkare och alla andra egenskaper ni behöver. Objekt kan samlas i ärenden, så att ett ärende och allt som hör till det hålls samman.

Posterna bär också sin historik. Ni kan dokumentera hur och när något förvärvades, var det kommer ifrån och vem som har ägt eller hanterat det. Relationer kopplar objekt till personer, platser, händelser och andra poster, så att sammanhanget alltid bara är ett klick bort.

 

Dokumentation i alla format

Här gör Kontainers rötter som DAM skillnaden. Dokumentation är ingen lös bilaga i ett hörn av posten. Foton, skannade dokument, rapporter, ritningar, video och ljud är fullvärdiga filer med egna metadata, förhandsvisningar och versioner, kopplade direkt till den post de dokumenterar.

Eftersom allt lagras centralt kan samma fil dokumentera flera poster utan att kopieras. Läs mer om filhantering i Kontainer.

 

Placering, skick och rättigheter

Ett bra diarium följer också varje objekts fysiska och juridiska liv.

• Placering: Registrera var ett objekt förvaras, ner till byggnad, rum och hylla, och håll uppgiften aktuell när det flyttas.
• Användning och lån: Koppla objekt till de utställningar, projekt eller lån de ingår i.
• Skick och behandling: Dokumentera skickbedömningar med datum och diarieför behandlingar, reparationer och tillhörande rapporter.
• Rättigheter och åtkomst: Registrera upphovsrätt, licenser och samtycken, och använd behörigheter för att bestämma exakt vem som kan se, redigera eller ladda ner varje post. Läs mer om Kontainer och GDPR.

 

Vem använder Kontainer på det här sättet

Museer och samlingar är det tydligaste exemplet. Där kan Kontainer rymma hela föremålsregistret: inventarienummer, accessionsregistreringar, proveniens, magasinsplaceringar, konserveringsrapporter och skickbedömningar, med foton, dokument, video och ljud kopplade till varje föremål.

Men behovet sträcker sig långt bortom museerna:

• Offentliga organisationer som diarieför ärenden och arkiverar tillhörande dokumentation.
• Utbildningsinstitutioner som arkiverar historiskt material, forskningsdokumentation och sin egen institutionshistoria.
• Ideella organisationer som dokumenterar projekt, fältmaterial och samtycken över länder och team.
• Arkitekter, ingenjörer och entreprenörer som för projektarkiv med ritningar, foton och rapporter per byggnad eller arbetsplats.
• Tillverkare som dokumenterar produkthistorik, teknisk dokumentation och certifikat över många år.

Se hur andra organisationer använder Kontainer i våra kundcase.

 

Hitta, dela, publicera

Ett diarium skapar först värde när människor kan använda det. Kontainers sökning omfattar poster, metadata, personer, platser och alla andra fält, så att medarbetarna hittar det de behöver på några sekunder, med AI-funktioner som hjälper till att beskriva och tagga filer.

När information ska lämna organisationen behåller ni kontrollen:

• Dela utvalda poster och filer med partner via säker fildelning.
• Ge allmänheten eller pressen en kurerad vy via en brandportal.
• Leverera data till webbplatser, nationella portaler och andra system via Kontainers API och integrationer.

Diarieför en gång och använd informationen överallt: i arkivet, i verkstaden, i utställningar och online.

Vill du se hur Kontainer kan fungera som diarieförings- och arkivsystem i er organisation? Boka en demo så visar vi ett upplägg baserat på ert eget arbetssätt.