Más que un DAM: Kontainer como sistema de registro y archivo

 

La mayoría conoce Kontainer como sistema DAM y PIM. Pero el mismo modelo de datos flexible convierte a Kontainer en un potente sistema de registro, inventario y archivo para cualquier organización que necesite documentar lo que posee, lo que le ha ocurrido y quién puede usarlo.

 

Los registros y la documentación van juntos

En muchas organizaciones, el registro está en un sistema y la documentación en otro lugar. Los datos de registro están en una base de datos o una hoja de cálculo. Las fotos, informes, planos y vídeos están en unidades de red, en hilos de correo o en un banco de imágenes.

Esa separación cuesta tiempo y genera riesgos. Los archivos pierden su contexto, la información se registra dos veces y nadie está del todo seguro de cuál es la versión correcta.

Kontainer cierra esa brecha. Cada registro contiene tanto sus datos estructurados como todos los archivos que lo documentan, en un lugar central y seguro.

 

Registros estructurados, adaptados a tu forma de trabajar

No hay una plantilla fija en la que tengas que encajar tu trabajo. Tú defines los campos, listas y relaciones que corresponden a cómo tu organización ya registra la información, y Kontainer se adapta.

Cada elemento tiene su propio registro con un número de registro único. A partir de él puedes registrar título, descripción, datación, materiales, dimensiones, origen, autor o fabricante y cualquier otro atributo que necesites. Los elementos pueden agruparse en expedientes, para que un expediente y todo lo que le pertenece permanezcan juntos.

Los registros también conservan su historia. Puedes documentar cómo y cuándo se adquirió algo, de dónde procede y quién lo ha poseído o manipulado. Las relaciones vinculan elementos con personas, lugares, eventos y otros registros, para que el contexto esté siempre a un clic.

 

Documentación en cualquier formato

Aquí es donde los orígenes de Kontainer como DAM marcan la diferencia. La documentación no es un adjunto suelto en un rincón del registro. Fotos, documentos escaneados, informes, planos, vídeo y audio son archivos de pleno derecho con sus propios metadatos, vistas previas y versiones, vinculados directamente al registro que documentan.

Como todo se almacena de forma centralizada, un mismo archivo puede documentar varios registros sin necesidad de copiarlo. Más información sobre la gestión de archivos en Kontainer.

 

Ubicación, estado y derechos

Un buen registro también sigue la vida física y legal de cada elemento.

• Ubicación: Registra dónde se guarda un elemento, hasta el edificio, la sala y la estantería, y mantenlo actualizado cuando se traslade.
• Uso y préstamos: Vincula elementos a las exposiciones, proyectos o préstamos de los que forman parte.
• Estado y tratamiento: Documenta evaluaciones de estado con fecha y registra tratamientos, reparaciones y los informes correspondientes.
• Derechos y acceso: Registra derechos de autor, licencias y consentimientos, y usa permisos para decidir exactamente quién puede ver, editar o descargar cada registro. Más información sobre Kontainer y el RGPD.

 

Quién usa Kontainer de esta forma

Los museos y las colecciones son el ejemplo más claro. En ellos, Kontainer puede albergar todo el registro de objetos: números de inventario, registros de ingreso, procedencia, ubicaciones en almacén, informes de conservación y evaluaciones de estado, con fotos, documentos, vídeo y audio vinculados a cada objeto.

Pero la necesidad va mucho más allá de los museos:

• Administraciones públicas que registran expedientes y archivan la documentación asociada.
• Centros educativos que archivan material histórico, documentación de investigación y su propia historia institucional.
• ONG que documentan proyectos, material de campo y consentimientos entre países y equipos.
• Arquitectos, ingenieros y constructoras que mantienen archivos de proyecto con planos, fotos e informes por edificio u obra.
• Fabricantes que registran el historial de productos, la documentación técnica y los certificados a lo largo de muchos años.

Descubre cómo otras organizaciones usan Kontainer en nuestros casos de clientes.

 

Encuéntralo, compártelo, publícalo

Un registro solo aporta valor cuando la gente puede usarlo. La búsqueda de Kontainer abarca registros, metadatos, personas, lugares y cualquier otro campo registrado, para que el equipo encuentre lo que necesita en segundos, con funciones de IA que ayudan a describir y etiquetar archivos.

Cuando la información tiene que salir de la organización, mantienes el control:

• Comparte registros y archivos seleccionados con socios mediante el envío seguro de archivos.
• Ofrece al público o a la prensa una vista seleccionada a través de un brand portal.
• Envía datos a sitios web, portales nacionales y otros sistemas mediante la API y las integraciones de Kontainer.

Registra una vez y usa la información en todas partes: en el archivo, en el taller, en las exposiciones y en línea.

¿Quieres ver cómo Kontainer puede funcionar como sistema de registro y archivo en tu organización? Reserva una demo y te mostraremos una configuración basada en tu propia forma de trabajar.