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La gran guía del sistema PIM y por qué tu empresa necesita uno.

PIM son las siglas de Product Information Management. Un sistema PIM ayuda a tu empresa a gestionar grandes cantidades de información de producto y, por tanto, puede facilitar mucho la gestión de una tienda online.

Si tienes una tienda online, sabes que gestionar una gran cantidad de productos, cada uno con mucha información adicional, supone mucho trabajo.

Muchos optan por gestionar la información de la forma tradicional, con hojas de Excel, el ERP u otros sistemas similares. Sin embargo, usar un sistema PIM puede aportar grandes ventajas.

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Si quieres saber más sobre qué es un sistema PIM, qué puede hacer y cómo crea valor para tu empresa, sigue leyendo.

¿Qué es un sistema PIM?
¿Por qué es importante un sistema PIM?
¿Cómo funciona un sistema PIM?
Cómo ayuda el PIM al marketing y las ventas
Cómo ayuda el PIM a los flujos de trabajo y procesos internos
¿Qué departamentos de la empresa se benefician de un sistema PIM?
¿Qué sistema PIM deberías elegir?
¿Qué empresas se benefician más de un sistema PIM?
¿Para qué empresas no es el PIM una solución evidente?
Toma el control de tu información de producto con Kontainer

¿Qué es un sistema PIM?

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La tarea más importante de un sistema PIM es ayudar a tu empresa a gestionar grandes cantidades de información de producto y a distribuirla en todos los canales relevantes.

Por eso, un buen sistema PIM le da a la empresa una única fuente de verdad (Single Source of Truth): un sistema central en el que tienes fácil acceso a toda la información de producto de tu empresa. En un sistema PIM puedes reunir toda la información de producto, enriquecerla y distribuirla fácilmente a tus canales relevantes.

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Cuando una empresa crece y tiene que gestionar más información de producto, un sistema PIM es un software excelente para resolver algunos de los retos que pueden surgir. A largo plazo, los sistemas ERP se vuelven demasiado rígidos, y las hojas de Excel u otras bases de datos no sirven cuando necesitas encontrar rápidamente la información correcta.

Los sistemas PIM se pueden integrar con otros sistemas que usa la empresa. Se sitúan entre las fuentes de información de producto de la empresa (ERP, PLM, datos de proveedores, etc.) y los canales externos de distribución de la información (CMS, tienda online, catálogos, etc.).

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¿Por qué es importante un sistema PIM?

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Cuando las empresas crecen, también crece la cantidad de información de producto y, con ella, el trabajo administrativo. Si gestionas toda la información de producto con uno de los sistemas manuales tradicionales, es difícil hacerlo de forma eficiente.

Se puede perder mucho tiempo valioso en procesos ineficientes, por eso es importante contar con un sistema PIM que haga tus procesos más eficientes y libere tiempo para trabajo que aporte valor.

Si optas por un sistema PIM, puedes ahorrar mucho tiempo, porque evitas tener que gestionar al detalle miles de datos de producto.

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Ventajas de usar un sistema PIM

Gestión centralizada de los datos: Ofrece una plataforma unificada para gestionar todos los datos de producto, sin archivos ni sistemas dispersos.
Mejor calidad de los datos: Reduce el riesgo de errores y garantiza una información coherente y precisa en todos los canales de venta.
Menor time-to-market: Agiliza la actualización y distribución de la información de producto, para lanzar productos más rápido.
Publicación multicanal sencilla: Permite adaptar y distribuir los datos a distintos canales, como tiendas online, catálogos y marketplaces.
Mejor experiencia de cliente: Ofrece información de producto precisa y actualizada, lo que aumenta la satisfacción de los clientes y reduce las devoluciones.
Escalabilidad y adaptación global: Apoya el crecimiento al simplificar la gestión de más productos, idiomas y mercados.
Integración con otros sistemas: Se integra fácilmente con ERP, CMS y plataformas de e-commerce, con un flujo de datos fluido.
Optimización de los flujos de trabajo: Ahorra tiempo y recursos al automatizar tareas como el enriquecimiento, la actualización y la distribución de los datos.
Ahorro de tiempo: Libera tiempo de los empleados al reducir las tareas manuales y minimizar los errores, lo que aumenta la productividad.

Consulta todas las ventajas aquí.

En pocas palabras, un sistema PIM es una base de datos central de información de producto.

Los usuarios pueden conectarse a la base de datos para crear nuevos productos y campos, o editar la información que ya contiene. Desde ahí, toda la información de la base de datos se puede distribuir a los distintos canales relevantes.

En un sistema PIM se pueden gestionar todo tipo de información de producto, como sonido, vídeo e imágenes.

El consumidor actual compra cada vez más online. Por eso, como vendedor, deberías implantar un sistema PIM que facilite almacenar, subir y gestionar grandes cantidades de información de producto si quieres atraer a los consumidores de forma satisfactoria.

Sistemas desde los que se pueden importar datos:

ERP, PLM y portales de proveedores

Sistemas a los que se pueden exportar datos

ERP, plataformas de BI, CRM, Adobe InDesign, CMS, Microsoft Office y e-commerce

Integraciones con otros sistemas

Además de ser un sistema excelente para gestionar grandes cantidades de datos, otro gran punto fuerte del PIM es que puede intercambiar datos con otros programas.

Cómo ayuda el PIM al marketing y las ventas

El importante papel de la información de producto

Una forma de aumentar tu tasa de conversión es mejorar la satisfacción de los clientes. Una manera fácil y eficaz de conseguirlo es ofrecerles información precisa y completa sobre el producto que quieren comprar.

La información de producto es una parte muy importante del proceso de compra cuando el consumidor actual compra online. Al comprar online no puedes tocar ni probarte los productos, así que una información de producto precisa y relevante resulta fundamental.

Antes de comprar un producto nuevo, el cliente dedica bastante tiempo a informarse sobre él. Cuanto mejor y más completa sea la información que puedas ofrecer al cliente potencial, más probable será que acabe comprando en tu tienda.

Con el Product Information Management puedes controlar y enriquecer fácilmente tu información de producto. El uso de imágenes, vídeos, contenido descriptivo y otras funciones avanzadas forma parte de ese enriquecimiento.

Aprovechando estas posibilidades del PIM, puedes aumentar eficazmente las tasas de conversión y las cifras de ventas.

Experiencias de compra a medida

Otra forma de aumentar las ventas es crear experiencias de compra a medida.

Casi todas las grandes empresas de e-commerce y plataformas de venta recomiendan productos a sus clientes. Analizando el comportamiento de los usuarios en tu web, puedes usar los datos de forma eficaz para recomendar productos relevantes.

Como ejemplo de la importancia de unas buenas recomendaciones, cabe mencionar que el 35 % de los productos de Amazon se venden a través de productos recomendados. Un ejemplo todavía más llamativo es Netflix, donde el 75 % de las películas y series vistas se descubren gracias a las recomendaciones, según cifras de McKinsey.

Un sistema PIM puede ayudarte a crear y ofrecer soluciones a medida para tus clientes, de modo que puedas ofrecer recomendaciones de producto personalizadas. Para ofrecer recomendaciones personales que generen conversiones y ventas, es muy importante contar con información de producto concreta.

Conocer el comportamiento de compra de tu público objetivo y entender exactamente lo que quiere es el primer paso para crear una experiencia a medida. El siguiente paso es combinar ese conocimiento con productos relevantes. Para poder recomendar el producto adecuado, necesitas estructurar toda la información de producto de tu catálogo.

Ambos pasos se pueden dar con un sistema PIM. Con él puedes comparar la información de producto con lo que sabes del comportamiento de tu público objetivo y recomendar así productos relevantes a tus clientes potenciales.

Los consumidores de hoy no están en una sola plataforma. Por eso, como empresa, tienes que estar presente en varios lugares para llegar a ellos. Cuando usas el PIM para el marketing, necesitas gestionar de forma eficaz varias plataformas y canales, garantizando así una imagen de marca coherente.

Para ofrecer a los clientes una información de producto coherente a la velocidad necesaria para tener éxito, hace falta una gran cantidad de datos y un sistema capaz de gestionarlos.

Un sistema PIM puede ser el mejor amigo de tus vendedores. Les da acceso rápido a la información relevante, para que puedan asesorar a los clientes potenciales de forma rápida y eficaz.

Con un sistema PIM tienes todos los datos disponibles para crear folletos y listas de precios únicos, adaptados a los deseos y necesidades de cada cliente.

En general, una de las mayores ventajas de un sistema PIM en marketing y ventas es saber que trabajas siempre con el material más actualizado.

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A medida que tu empresa crece, puede interesarte entrar en nuevos mercados. Cuando eso ocurre, tienes que trabajar en varios idiomas, y cada nuevo idioma hace más complejo el trabajo de marketing.

En e-commerce es casi imposible gestionar varios idiomas de forma adecuada y eficiente si lo haces manualmente.

Con un sistema PIM puedes establecer procesos claramente definidos para traducir, actualizar y subir datos. En principio, puedes lanzar productos en varios mercados a la misma velocidad que con un solo idioma.

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Cómo ayuda el PIM a los flujos de trabajo y procesos internos

Tal y como funciona el mercado, es importante ser ágil y rápido. Por eso, el time-to-market y el dinamismo son dos factores esenciales. Con un sistema PIM puedes hacer mucho más eficiente el proceso que va del desarrollo al marketing y las ventas.

Un sistema PIM permite que compañeros de distintos departamentos trabajen en el mismo producto al mismo tiempo. Así, el equipo de marketing puede empezar a trabajar aunque no estén definidos todos los detalles del producto. Cuando los detalles se actualizan en la base de datos central, la información del trabajo de marketing ya iniciado se actualiza automáticamente.

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Muchas empresas usan hoy Excel para gestionar su información de producto, y eso puede volverse rápidamente extenso e inmanejable. Excel funciona muy bien para muchas cosas, pero aquí se queda corto.

Si sigues gestionando tu información de producto con Excel, el riesgo de errores en la información es mucho mayor. Con tanto trabajo manual en Excel, normalmente entre varias hojas, los errores son casi inevitables.

Este es uno de los mejores argumentos para pasar a un sistema PIM cuando tu empresa crece, porque ayuda a eliminar gran parte de los errores manuales. Con una base de datos central, te aseguras de que toda la información de producto esté correctamente actualizada en todas las plataformas y canales.

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Como muchos productos están disponibles en muchas tiendas online distintas, un buen texto de producto puede ser el factor decisivo para llevarse la venta. Muchas empresas se conforman con la información que les llega del proveedor.

Con un sistema PIM puedes enriquecer fácilmente tus textos de producto con información adicional para diferenciarte de la competencia.

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Más fácil vender a través de otros canales

Una vez estructurada toda tu información de producto en un sistema PIM, será más fácil vender tus productos en otros marketplaces, como Google Shopping. Añades, editas y enriqueces la información de producto en el sistema PIM y los datos se transfieren y actualizan automáticamente en el feed de Google Shopping.

Si, en cambio, tus datos están repartidos en varias bases de datos, primero hay que encontrarlos, después transformarlos a una estructura que el destinatario (por ejemplo, Google Shopping) pueda recibir y, por último, subirlos a la plataforma correspondiente. Por eso, usar un PIM es mucho más fácil, rápido y rentable.

Una información de producto unificada en todos los sistemas

Puede que trabajes con tu información de producto en varios sistemas descentralizados. En ese caso, es probable que la información no sea del todo coherente en todos ellos.

En un sitio, 5 kilos pueden figurar como «5 kg»; en otros, como 5000 g o simplemente 5. Si es así, puede que tengas problemas para clasificar tus productos de forma correcta y coherente en todas las plataformas.

Esto es, en parte, un inconveniente para la facilidad de uso, pero también significa que los clientes potenciales pueden no ver todos los productos relevantes si usan un filtro en la tienda online.

Si las denominaciones de los productos no están bien controladas, el usuario puede pasar por alto productos potencialmente relevantes. Y eso puede significar perder ventas.

¿Qué departamentos de la empresa se benefician de un sistema de Product Information Management?

Al implantar un sistema de Product Information Management en una empresa, son varios los departamentos que se benefician

TI

Al eliminar los sistemas descentralizados que usas para almacenar y gestionar la información de producto, y simplificar así la infraestructura informática de la empresa, el Product Information Management ayuda mucho a tu departamento de TI. Sustituir los sistemas descentralizados por un sistema de Product Information Management también facilita el crecimiento de la empresa.

Ventas

Tu equipo de ventas necesita un acceso rápido y fácil a información de producto actualizada y precisa cuando prepara material comercial para presentaciones y similares. Con un sistema de Product Information Management, todos esos datos están disponibles de forma rápida y eficiente.

Marketing

Un equipo de marketing necesita una forma rápida y ágil de ofrecer soluciones creativas al promocionar sus productos. Para ello, es importante que pueda encontrar de forma fácil y rápida información de producto actualizada y válida. Con un sistema de Product Information Management, ese proceso es mucho más sencillo.

E-commerce

Tu equipo de e-commerce necesita actualizar la información de producto con regularidad para ofrecer la mejor experiencia de cliente y, así, una mayor tasa de conversión. Con un sistema de Product Information Management, tu equipo de e-commerce puede añadir, editar o eliminar contenido de forma fácil y rápida. Además, el contenido actualizado aparece en todos tus canales en cuanto se actualiza en el sistema.

¿Qué sistema PIM deberías elegir?

Si tu empresa se plantea implantar un sistema PIM, puedes elegir entre dos variantes: un sistema PIM integrado o un sistema PIM «best of breed», es decir, un sistema independiente.

La solución integrada es la mejor para empresas que venden exclusivamente a través de tiendas online. Es una solución que se integra con tu sistema actual. Sin embargo, esto también significa que el sistema ofrece algo menos de funciones.

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Si vendes a través de varios canales, o aspiras a hacerlo, una solución independiente será mejor, porque puede actuar como eje central de todos tus sistemas. Además, este tipo de solución te da más flexibilidad y más opciones para trabajar con la información de producto.

Otro factor a tener en cuenta es que una solución «best of breed» no se verá afectada si más adelante sustituyes o actualizas tus otros sistemas o plataformas. En cambio, si has elegido una solución integrada en tu sistema actual, sí se verá afectada cuando ese sistema se sustituya o actualice.

¿Qué empresas se benefician más de un sistema PIM?

Si dudas de si tu empresa necesita un sistema PIM, piensa en los retos que puedes tener al gestionar la información de producto.

Si te identificas con una o varias de las siguientes situaciones, tu empresa debería plantearse seriamente implantar un sistema PIM.

Tienes grandes cantidades de información de producto compleja
Comercializas tus productos en varios canales
Estás presente en varios mercados y te comunicas en varios idiomas
Quieres obtener más información de producto de tus proveedores

A screenshot of the furniture and accessories page.

Para muchas empresas, un sistema PIM será una inversión sólida. Pero, lógicamente, no todas pueden obtener de él el valor suficiente para que la inversión merezca la pena.

Como el PIM funciona muy bien para gestionar grandes cantidades de información de producto, las empresas que venden pocos productos y muy exclusivos no obtendrán el mismo valor de un sistema de información de producto.

Una de las grandes ventajas del PIM es que puede optimizar procesos de trabajo complejos. Si no tienes un flujo de trabajo pesado y complicado que optimizar, puede que la inversión no merezca la pena.

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Toma el control de tu información de producto con Kontainer

Recupera el control con Kontainer. Con nuestro sistema PIM podrás gestionar tu información de producto de forma fácil y eficiente. En lugar de procesos pesados y manuales, liberarás tiempo para otras actividades que aporten todavía más valor a tu negocio.

En Kontainer unimos dos de las soluciones más importantes para proveedores y distribuidores en un sistema combinado de Product Information Management (PIM) y Digital Asset Management (DAM).

Aquí reunirás toda la información de producto, packshots, vídeos, guías de tallas e imágenes en un sistema en el que los datos y los activos se gestionan, editan y comparten fácilmente de forma automática con distribuidores, tiendas online y plataformas B2B mediante integraciones o exportaciones.

Si buscas un nuevo sistema PIM, Kontainer te ofrece uno de los sistemas PIM líderes de los países nórdicos.

Tenemos más de 20 años de experiencia y más de 350 clientes satisfechos que usan Kontainer a diario como herramienta para ahorrar costes y tiempo.

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