Digital Asset Management (sistema DAM): ¿cómo puede crear valor para tu empresa?

Un sistema DAM (Digital Asset Management) que funcione bien es imprescindible si tu empresa quiere organizar y compartir sus activos digitales de la mejor forma posible.

En este artículo repasamos las funciones de un sistema DAM y cómo esas funciones crean valor para tu empresa.

¿Qué es un sistema DAM?

Un sistema de Digital Asset Management (DAM) es un tipo de software que permite a tu empresa reunir todos sus activos digitales en un solo lugar. Por eso, un sistema DAM es una gran herramienta si, por ejemplo, trabajas en el departamento de marketing o en una empresa de diseño.

Un sistema de Digital Asset Management facilita organizar, encontrar, recuperar y compartir contenido digital en tu empresa. Básicamente funciona como un banco de archivos en el que tú controlas quién tiene acceso. Entre las funciones más habituales de un sistema DAM están el etiquetado de archivos, la búsqueda avanzada y las herramientas de recorte y conversión.

En resumen, un sistema DAM hace que todos tus activos digitales estén fácilmente disponibles para empleados, clientes y partners. Al mismo tiempo, ahorra a tu empresa mucho tiempo y muchos recursos, que puedes dedicar a cosas más importantes.

¿Qué son los activos digitales?

Los activos digitales son, en principio, todo tipo de archivos que se pueden almacenar digitalmente para compartir, publicar y trabajar con el contenido, tanto dentro de la empresa como con partners externos. Si lo piensas, en una empresa típica casi no hay departamentos que no usen activos digitales de una forma u otra.

Algunos ejemplos de activos digitales:

• Documentos
• Vídeos
• Fotos
• Imágenes
• Gráficos
• Presentaciones

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El uso de los activos digitales

Tanto si trabajas en comunicación como en RR. HH., lo más probable es que trabajes con activos digitales.

Por eso es importante contar con una plataforma que permita buscar, colaborar y compartir activos digitales rápidamente entre los distintos departamentos de la empresa.

Tener un buen sistema DAM es importante porque aporta valor a tu negocio en varios aspectos. La gran ventaja de un sistema DAM es que ahorras tiempo en tareas que no te aportan valor.

Con un sistema DAM ahorras tiempo, para que tus empleados puedan centrarse en lo que mejor saben hacer.

Cómo crea valor un sistema DAM

Optimiza la búsqueda de archivos

El tiempo que se dedica a buscar archivos se puede dedicar a aquello en lo que destacas. Así tendrás empleados más eficientes y más valiosos.

Reduce el time-to-market

Un sistema DAM facilita que los empleados encuentren y compartan activos, y permite optimizar los flujos de trabajo de producción de nuevos contenidos para que el proceso sea más rápido. Así podrás lanzar contenido nuevo antes que nunca.

Una identidad de marca coherente

Un sistema de Digital Asset Management hace que compartir material visual, como vídeos, fotos o gráficos, con la prensa y los distribuidores sea fácil y sencillo. Y cuando, por ejemplo, actualizas un logotipo y lo subes a tu sistema DAM, todos los empleados tienen acceso a la nueva versión. Así evitas compartir versiones antiguas, obsoletas o erróneas del logotipo.

Evita perder archivos

Cuando trabajas con muchos archivos, el riesgo de que alguno desaparezca es mayor. Y si ya has dedicado muchas horas a editar una imagen o crear un gráfico, es un problema tener que empezar de cero porque el archivo se ha perdido. Con un sistema DAM no tienes que preocuparte por eso: una vez que el archivo está en el sistema, está seguro y es fácil de encontrar.

Mejores resultados económicos

Un estudio de 2015 de la International Data Corporation (IDC) indicaba que los encuestados habían experimentado mejoras significativas tras implantar un sistema DAM:

• El 79 % aumentó sus ingresos un 10 % o más
• El 97 % redujo un 10 % o más los costes asociados a la creación de contenidos
• El 86 % redujo un 10 % o más el riesgo de uso no autorizado o incorrecto de los activos, o de infracción de los derechos de propiedad intelectual
• El 97 % aumentó su productividad un 10 % o más

¿Cuáles son las funciones de un sistema DAM?

Un sistema DAM es una herramienta popular en muchas empresas gracias a sus funciones, que pueden ahorrar a tus empleados mucho tiempo valioso.

Un sistema de Digital Asset Management hace que compartir archivos sea muy sencillo. Puedes compartir archivos fácilmente a través del sistema y evitar tener que adjuntarlos en correos electrónicos o en otros servicios de envío de archivos.

Además, puedes controlar fácilmente los derechos y permisos de usuario sobre tus archivos, para que solo tengan acceso las personas previstas.

• Organización de archivos fácil y sencilla
  Un sistema DAM te permite tener todos tus archivos reunidos en un solo lugar, de forma fácil y segura. Organiza tus archivos como mejor te convenga y da acceso a quien pueda necesitar alguno de ellos.
• Encuentra tus archivos de forma rápida y eficiente
  Con sistemas de búsqueda inteligentes y avanzados, siempre encontrarás tus archivos rápidamente. Incluso puedes añadir metadatos y etiquetas a los archivos, lo que agiliza todavía más las búsquedas futuras.
• Publicar es más fácil que nunca
  Gracias a las herramientas de publicación integradas, puedes publicarlo todo directamente desde la misma plataforma. Todo tu contenido está reunido en el sistema DAM y, desde ahí, puedes publicarlo fácilmente en tus redes sociales o subirlo a tu CMS.

¿Cuándo deberíamos plantearnos un sistema DAM?

En general, conviene plantearse un sistema DAM tanto si tu empresa es una startup como si es una marca global. Sea cual sea el tamaño de tu empresa, un sistema DAM que funcione bien te ahorrará recursos.

Un sistema DAM sería una buena solución para tu empresa si te resulta familiar alguna de las siguientes situaciones:

• ¿Recuperar archivos te exige demasiados recursos? Si tardas más de un par de segundos en encontrar un archivo, es probable que dediques demasiado tiempo a buscar archivos. Las herramientas avanzadas de un sistema DAM facilitan encontrar y compartir archivos, y tus empleados dejan de perder tiempo buscando.
• ¿Tienes cuellos de botella en tus procesos creativos? Un sistema DAM te permite optimizar tus flujos de trabajo para que nadie dude de en qué fase del proceso está ni de cuál es el siguiente paso. El sistema apoya los flujos de trabajo con notificaciones a las personas relevantes cuando se suben nuevas versiones de archivos, se añaden comentarios o se aprueba una versión.
• ¿Puedes acceder a tus archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar? El acceso es un factor decisivo para la productividad, sobre todo ahora que el teletrabajo se ha generalizado. Por eso es importante que todos los empleados tengan acceso al material que necesitan, trabajen donde trabajen.